פרילנסר, מפחד להשתמש בטלפון?

אף אחד לא אוהב לענות לטלפונים בזמן העבודה מהבית. זה מובן והגיוני, שיחות טלפון ארוכות עם מעסיקים עלולות להיות לא נעימות ולגזול ממך זמן עבודה יקר. אולם, הימנעות משיחות טלפון, עלולה לפגוע בעסק הפרילנס שלך. 

במאמר זה אנסה להסביר מדוע, במסגרת עבודתך, כדאי לך להשתמש בטלפון לעיתים תכופות יותר, אתמודד עם מספר בעיות בהן נתקלים פרילנסרים במהלך שיחות טלפון ואנסה להציע פתרונות לבעיות אלו.

למה שיחות טלפון חשובות?

הרבה פרילנסרים לא מבינים זאת, אבל קיימים יתרונות רבים לשימוש בטלפון במהלך העבודה מהבית, ביניהם:

שיחות עם אנשים אמיתיים. שיחת טלפון תזכיר למעסיק כי אתה אדם אמיתי ולא רק עוד פרילנסר בלי שם או פנים. שיחת טלפון יכולה להיות צעד ראשון בבניית מערכות יחסים ארוכות טווח עם לקוחות.

העדפות אישיות. רוב בני האדם מעדיפים צורת תקשורת אחת על פני האחרות. יש אנשים שמרגישים נוח בפגישות פנים מול פנים, אחרים מעדיפים את המייל. מסתבר שלא מעט אנשים מעדיפים לשוחח בטלפון.

משא ומתן יעיל יותר. בשנים האחרונות גדל משמעותית מספר שיחות הטלפון שאני מקיים עם מעסיקים. במשך הזמן שמתי לב כי לקוחות שמדברים איתי בטלפון נוטים להתמקח פחות. אולי בגלל שמה שחלקם מאפשרים לעצמם לעשות במייל, פחות נעים להם בשיחת טלפון, שבאופן מובן מרגישה יותר אישית.

אמינות. שיחות טלפון יעזרו לך להיתפס על ידי המעסיק כפרילנסר אמין יותר וזה נכון לכל עסק. מעסיקים רבים מצפים ממך ויתייחסו אליך כאל מקצוען רק לאחר שישוחחו איתך בטלפון.

תקשורת טובה יותר. שיחות טלפון עם מעסיקים יאפשרו לך לשמוע את הטון בו נאמרים הדברים, ובכך להפחית באופן משמעותי את כמות אי-ההבנות בינך לבין המעסיק, בניגוד לשיחה במייל למשל.

הסיכונים בשיחות טלפון

כמובן, שיחות טלפון עם לקוחות/מעסיקים מלוות במספר סיכונים:

בזבוז זמן. שיחות טלפון עלולות לגזול ממך זמן רב. במקום להתקדם עם הפרויקט, אתה עלול למצוא את עצמך מאזין לסיפורים על התחביבים, בני משפחתו, או חיית המחמד של הלקוח.

ייעוץ חינם. "מעסיקים פוטנציאליים" עלולים לנצל את שיחת הטלפון כדי לקבל ממך ייעוץ חינם, למרות שמלכתחילה לא הייתה להם שום כוונה להעסיק אותך. הם בסה"כ רצו ממך את הפרטים של מה שתעשה עבורם כך שיוכלו לעשות זאת בעצמם.

סיכומים שנויים במחלוקת. זה קל מאוד לשכוח מה שנאמר בשיחה בעל פה, במיוחד לאחר שעברו ימים או שבועות. מה שאתה זוכר בהקשר של שיחה מסויימת עלול להיות שונה מאוד ממה שהלקוח שלך זוכר.

מתח. אם אתה טיפוס ביישן או חסר ניסיון בקשר עם לקוחות, שיחת טלפון עלולה להיות מאורע לא נעים, לגרום לך חרדה או מתח ובכך לפגום ביעילות שלך.

הפרעות. פרילנסרים רבים לא מוסרים את מספר הטלפון שלהם ללקוחות. הם עושים זאת כדי להימנע מהצורך לענות לטלפון בעיצומו של יום עבודה מה שעלול לפגוע בלוח הזמנים שלהם.

איך תהפוך את שיחות הטלפון שלך ליעילות יותר

קיימות מספר דרכים בהן תוכל להפוך את שיחות הטלפון שלך עם המעסיק  ליעילות יותר. הפתרונות:

תן למעסיק לדבר. שאל שאלות אסטרטגיות והקשב למעסיק בקפידה. הימנע מיותר מידי פירוט כשאתה מספר למעסיק כיצד אתה מתכוון לבצע את הפרויקט , במקום תן לו להרגיש כי אתה מבין את הצרכים שלו ויכול לעזור לו. זה ימנע מלקוחות פוטנציאלים להשתמש בך לשיחות ייעוץ חינם.

אל תסטה מהנושא. אם במהלך השיחה המעסיק מנסה לשנות את הנושא, היה אדיב אך החלטי. אתה תמיד יכול לומר משהו כמו "זה באמת מאוד מעניין, אבל בוא נחזור לדבר על האתר שלך". ייתכן ותצטרך לעשות זאת מספר פעמים, אבל בסוף הוא יבין את הרמז.

קבע מועדים לשיחה. על מנת למנוע הפרעות בזמן שאתה עובד, הפעל את התא הקולי שלך והשתדל לבדוק הודעות מספר פעמים מוגבל בלבד. צור לעצמך לוח זמנים קבוע בשביל להחזיר טלפונים. במסגרת ההודעה הקולית שלך, כדאי שתוסיף משפט כמו: "אשתדל לחזור אליכם תוך 24 שעות, אם זה ממש דחוף ניתן לפנות אלי גם במייל".

הקצב את זמני השיחות. הערך את הזמן שיידרש לשיחה וציין אותו באוזני המעסיק. באפשרותך להשתמש בפגישה שנקבעה מראש, או בשיחת טלפון נוספת כתירוץ לסיום השיחה.

סכם את השיחה בכתב. זה יכול להיות לא פשוט לזכור את כל הדברים שנאמרו בשיחת טלפון וגם לעורר מחלוקת, לכן אל תסתמך עליה לחלוטין. סכם את השיחה בכתב ושלח למעסיק, בקש ממנו לאשר שהדברים שהעלת בכתב מייצגים נאמנה את הסיכום ביניכם.