פרודוקטיביות בעבודה

פרודוקטיביות בעבודה היא דבר שכולנו שואפים אליו, שכירים ועצמאיים, והאמת היא שהיינו שמחים להיות יותר פרודוקטיביים תמיד ולא רק כשמדובר בפרנסה שלנו. נכון, כדי להשתפר ולהיות פרודוקטיביים יותר לאורך זמן חייבים להיות מסורים ונחושים, אבל מה שהרבה לא יודעים הוא שבעזרת כמה צעדים פשוטים אפשר להגביר את הפרודוקטיביות באופן דרמטי ולהוציא מעצמכם הרבה יותר.

מהי ההגדרה לפרודוקטיביות?

על פי ההגדרה היבשה פרודוקטיבי הוא כל דבר שמניב תוצאות, כלומר – אם הפעולה הביאה לתוצאה הרצויה אזי שהיא פרודוקטיבית. פרודוקטיביות היא למעשה החתירה לייעול של העבודה, דהיינו יותר הספק והתקדמות בכמה שפחות זמן ומאמץ. פרודוקטיביות נוגעת גם לפעולות אופרטיביות שונות שאפשר לבצע בעסק כדי לייעל את תהליכי העבודה (למשל רכישת מערכת חכמה לניהול משימות) וגם לאימוץ או לזניחה של הרגלי עבודה שיהפכו אותה ליעילה יותר (למשל הקפדה על זמן קצוב להפסקות).

איך פרודוקטיביות עוזרת לי?

בשביל פרילנסרים ובעלי עסקים הפרודוקטיביות היא בעצם הדבר החשוב ביותר – היא מבטיחה עסק שמנצל את המשאבים שלו בחוכמה וקשורה באופן מובהק לאפשרות לייצור רווחים והגדלתם. עסק פרודוקטיבי הוא כמעט תמיד עסק שהעובדים בו מרוצים ושבעי רצון. בשביל כל עובד באשר הוא – פרודוקטיביות היא תפיסה חשובה שיש לה הרבה יתרונות. היא מאפשרת לעובד לנהל את זמן העבודה בצורה חכמה, היא מפחיתה סטרס ומתח מיותרים, תורמת לתחושת הערך העצמי והצלחה בעבודה, תורמת לארגון שבו עובדים ובקיצור – הופכת את החיים לקלים ונוחים יותר.

כך תעלו את הפרודוקטיביות בעבודה

התמקדו במשימה אחת כל פעם

תפסת מרובה – לא תפסת. עובדים שמנסים להתמקד ביותר מדי משימות במקביל כמעט תמיד ילכו לאיבוד. הקפידו לעבוד בכל פעם על משימה אחת ובמקסימום על שתי משימות במקביל, שאחת מהן היא משימה קטנה ופשוטה יחסית.

התמקדו רק במה שחשוב

האויב הגדול ביותר של הפרודוקטיביות בעבודה הוא התעסקות בשטויות. אל תברחו למשימות שלא דורשות טיפול בוער ממש בזה הרגע ובטח שאל תבזבזו את הזמן בדברים שלא קשורים לעבודה, חשובים ככל שיהיו. תשלום החשבונות, התעדכנות בתוצאות משחקי כדורגל או הכנת מצגת ליום ההולדת של אימא, אלו דברים שצריך לעשות בזמן החופשי ולא במהלך העבודה.

קחו הפסקות קבועות

אל תנסו לעבוד בלי הפסקה כדי להגדיל את הפרודוקטיביות, כי סביר להניח שיקרה ההיפך הגמור. קבעו מראש זמנים קבועים להפסקות – כעשר דקות בכל שעה וחצי זה זמן מצוין, ועוד 45 דקות להפסקת צוהריים באמצע היום. בהפסקות חשוב שלא להתעסק בעבודה ועדיף להימנע ממסכים כדי לתת לעיניים להתרענן. ספר טוב או שיחה עם חבר לעבודה הם רעיון מצוין.

התמקדו קודם במשימות הגדולות ביותר שלכם

בכל יום עבודה חשוב למפות בצורה מדויקת את המשימות שעובדות לפנינו וליצור תוכנית פעולה שבה נחליט מאיזה משימות מתחילים וכמה זמן מקדישים לכל אחת מהמשימות. מומלץ בחום לגשת קודם כל למשימות הגדולות יותר כדי להוריד מעצמכם כמה שיותר לחץ בזמן קצר.

הגדירו יעדים קטנים

הגדרת יעדים היא כלי מצוין לשיפור היעילות בעבודה. חשוב להיזהר שלא להגדיר יעדים גדולים מדי שלא נוכל להשיג. מומלץ להגדיר יעדים קטנים וברורים שמאתגרים אותנו קצת בכל פעם. עמידה ביעדים נותנת תחושת סיפוק והיעדים גם נותנים לנו תחושת מטרה ומדרבנים אותנו לעמוד בהם.

השתמשו בכלל שתי הדקות

כלל שתי הדקות בעבודה אומר שאם אתם נתקלים במשימה שתוכלו לפתור בתוך פחות משתי דקות – אסור לדחות אותה לזמן אחר וצריך לבצע אותה מיד. הטכניקה הזאת עוזרת להוריד הרבה עומס מהכתפיים ממשימות שהרבה פעמים נדחות ומצטברות לכדי לא מעט עבודה.

הפכו פגישות לפרודוקטיביות יותר

פגישות הן נקודת תורפה, משום שעובדים בהן מול גורמים אחרים. כדי להפוך פגישות לפרודוקטיביות יותר, מומלץ להכין לו״ז מובנה וברור ולהגדיר אילו מטרות רוצים להשיג מהפגישה.

הגבילו הפרעות

הטלפון הסלולרי הוא אחד הגורמים העיקריים להסחת דעת בעבודה וכזה שפוגע באופן ישיר בפרודוקטיביות. בזמן המוקדש לעבודה מומלץ בחום לשים את הטלפון הסלולרי על שקט ובצד או בתוך המגירה ולא להתעסק איתו בכלל.

עבדו בשעות שמתאים לכם

אם אתם עצמאיים ומתאפשר שלכם – נסו לעבוד בשעות שמתאים לכם ולא מתי ש״צריך״. יש כאלה למשל שהם הרבה יותר פרודוקטיביים בשעות הערב והלילה ושווה לנצל את המומנטום הזה. לפרילנסרים יש בהחלט יתרון בעניין הזה, אבל היום אפשר גם לראות לא מעט מקומות עבודה שמאפשרים לשכירים גמישות – למשל עבודה מהבית.

נכון, פרודוקטיביות היא דבר שצריך לייעל במקום העבודה כמובן, אבל היא לא ממש מתחילה ונגמרת בעבודה בלבד. הינה כמה טיפים ששווה לאמץ לחיים האישיים שיעזרו לשפר את הפרודוקטיביות בעבודה.

לישון טוב בלילה

שינה רציפה ועמוקה היא חיונית לתפוקה בעבודה. כשאנו ישנים טוב ובצורה מסודרת יש לנו הרבה יותר אנרגייה במהלך היום, אנחנו הרבה יותר מרוכזים והרבה יותר מוכווני מטרה. כמו כן, שינה טובה ואיכותית מונעת כאבי ראש וקשורה באופן ישיר לבריאות הנפשית ולמניעת מחלות כמו דמנציה ואלצהיימר בגיל מאוחר.

תאכלו אוכל שמספק אנרגיה

מומלץ לאכול ארוחות קטנות וכאלו שנותנות לגוף אנרגיה ולא להכביד על הגוף בארוחות כבדות ומוגזמות שיגרמו לכם להרגיש עייפים ומנומנמים ויותר. דאגו לחטיפים קטנים לכל אורך היום – פירות וירקות חתוכים, חטיפי אנרגיה, שקדים, פירות יבשים וכן הלאה.

שמעו מוזיקה שמכניסה אתכם לריכוז

מוזיקה היא כלי נהדר והיא יכולה לעזור לנו להיכנס לריכוז ולהספיק יותר בכל יום עבודה. האזינו למוזיקה שנותנת לכם השראה ומכניסה אתכם לריכוז. באפליקציות המוזיקה השונות אפשר למצוא פלייליסטים נהדרים המיועדים במיוחד לריכוז בעבודה ובלימודים.

צרו סביבת עבודה נוחה ונעימה

ארגונומיה בעבודה היא דבר חשוב וצריך לוודא תמיד שאנו עובדים בסביבה נוחה ומעודדת עבודה כשיש כיסא נוח בתנוחה נכונה, מסך איכותי שלא מאמץ את העיניים, מספיק תאורה, בלי הפרעות רעש וכן הלאה.

לסיכום

כדי להיות יותר פרודוקטיביים במהלך העבודה חשוב לאמץ הרגלים חדשים ובעיקר חשוב להתמיד איתם ולא לחזור במהרה להרגלים הישנים. הצעדים שמנינו כאן הם צעדים פשוטים למדי שכל אחד יכול ליישם ממש בקלות, ואם רק תנסו תראו איך אפשר להוציא הרבה יותר מכל יום עבודה.