כל מי שמנהל עסק יודע היטב שהמשאב היקר ביותר, וזה שלרוב גם תמיד חסר, הוא זמן. מי שינסה לייעל את הזמנים יגלה מהר מאוד שזו לא בהכרח משימה פשוטה כל כך ולפעמים אפשר להיתקע שנים בביצוע משימות חוזרות שפשוט לוקחות יותר מדי זמן. למרבה המזל הטכנולוגיה של ימינו מספקת לנו לא מעט כלים שיכולים לעזור, והכלי החשוב ביותר היום הוא אותן אפליקציות לניהול זמן שעוזרות לנהל משימות בצורה יעילה וחכמה יותר. אז אילו אפליקציות קיימות היום ואיך הן יכולות לעזור לייעל את הזמן ואת ביצוע המשימות השוטפות? כל המידע במאמר שלפניכם.
למה חשוב לעבוד עם אפליקציה לניהול זמן?
בדרך כלל עובדים שכירים פועלים במסגרת ברורה ומבצעים משימות מובנות בזמן המוקצב להם. מנגד, פרילנסרים הם כאלו שחייבים לנהל לעצמם את הזמן ואת המשימות באופן שוטף וזה משהו שבהחלט עשוי להיות מאתגר. בלי ניהול נכון של זמן אפשר להגיע בקלות למצב של הפסדים ולחוסר צמיחה עסקית, וככל שהמשימות מרובות ומגוונות יותר, ככה קשה יותר לנהל אותן בעצמנו. אפליקציות מובילות לניהול זמן מאפשרות לנהל את הזמן בצורה מעולה – מספקות תזכורות, מאפשרות תיעדוף חכם ובעצם הופכות את ניהול הזמן להרבה יותר יעיל. בסופו של דבר מדובר בדרך הטובה היותר שקיימת היום לעסקים לניהול זמן.
איך לבחור אפליקציה לניהול זמן?
הבחירה באפליקציה חייבת להביא בחשבון את הצרכים המדויקים של העסק. כדי לבחור נכון יש לבחון היטב את כל הפיצ׳רים של האפליקציה, להבין אם היא מתממשקת עם מערכות קיימות, אם ישנן כאלו, ולבחון אם השימוש בה הוא אינטואיטיבי ונוח לכלל העובדים (ולא רק לבעל העסק). שימו לב כי מרבית האפליקציות מאפשרות תקופת התנסות בלי עלות, כך ששווה בהחלט לנצל את האפשרות הזאת כדי לקבל מושג ברור יותר.
מה חשוב לבדוק באפליקציה לניהול זמן?
- אינטגרציות: האם האפליקציה מתממשקת עם כלים אחרים שאתם משתמשים בהם כמו גוגל קלנדר, זפייר וכו׳.
- מעקב: חשוב לוודא אפשרות למעקב משותף כדי לעמוד ביעדים.
- שירות לקוחות: בדקו אם תוכלו לקבל מענה מהיר ותמיכה מלאה במקרים של תקלות או צורך בסיוע והכוונה.
- עדכונים ופיתוחים: בדקו אם האפליקציה נמצאת בתהליכי עבודה על בסיס קבוע ואם תקבלו עדכונים שוטפים לייעול המערכת.
האפליקציות המובילות לניהול זמנים
Clickcup
אפליקציה לניהול משימות שמנסה לתת מענה ולהחליף את כל האפליקציות הקיימות. יש לה מגוון פיצ׳רים כמו תזכורות ותהליכי אוטומציה והיתרון הגדול שלה הוא שהיא חינמית. עם זאת, החלק החינמי מתייחס לאפליקציה הבסיסית בלבד ואם נרצה ליהנות מפיצ׳רים מתקדמים יהיה עלינו לשלם.
- מחיר: התוכנה הבסיסית היא חינמית, ופיצ׳רים מתקדמים בעלות נוספת.
- שפת ממשק: אנגלית. האפליקציה תומכת בעברית.
- תכונות מרכזיות: חלוקה למרחבי עבודה חכמים, אפשרות לסידור לוח עבודה בהתאם לצרכי המערכת ולוח שנה משותף.
- יתרונות: נוחה מאוד ואינטואיטיבית, מאפשרת חלוקה חכמה ביותר של המשימות וכאמור חינמית.
- חסרונות: פיצ׳רים מתקדמים בתשלום.
Any.do
תוכנה חכמה המאפשרת עבודה בסנכרון מכמה מכשירים, בהם סירי ואפל ווטש ואפילו כוללת ווידג׳ט נוח לטלפון החכם. מאפשרת תצוגה נוחה של המשימות בלוח שנה, כולל תזכורות לביצוע משימות. מאפשרת אינטגרציה עם תוכנות צד שלישי ואפילו מציעה כלי של בינה מלאכותית המסייע בניהול השוטף.
- מחיר: גרסה בסיסית חינמית, גרסת פרימיום בשלושה דולר לחודש וגרסה לצוותים בחמישה דולר לחודש.
- שפת ממשק: אנגלית.
- תכונות מרכזיות: ניהול משימות ורשימות עבודה, תזכורות, יומן חכם, אפשרות לתכנון יומי.
- יתרונות: אפליקציה נוחה קלה ואינטראקטיבית. מתאימה לעובדים יחידים ולמשימות פשוטות. מחירים נוחים והוגנים.
- חסרונות: מתאימה פחות למשימות מורכבות ולעבודה ביחסי גומלין בין צוותים.
Monday
אחת האפליקציות הבולטות בתחום. מציגה גיליון נתונים אלקטרוני ותכונות חמות כמו מעקב אחר זמן, התראות אוטומטיות, תצוגת קו זמן וכמובן אינטגרציות. אומנם זו אפליקציה טובה, אבל כדאי להביא בחשבון שלוקח קצת זמן ללמוד אותה ולרבים היא לא אינטואיטיבית כלל.
- מחיר: מגוון אפשרויות – מאופציה חינמית ועד ל-16 דולר למשתמש בחברה לגרסת הפרו.
- שפת ממשק: אנגלית ותמיכה מלאה בעברית. אפליקציה ישראלית.
- תכונות מרכזיות: ניהול בגיליון נתונים, כלים ליצירת תזכורות ועבודה משותפת, התראות אוטומטיות, אפשרות לאינטגרציות בכלים שונים.
- יתרונות: חווית משתמש מעולה, מגוון אפשרויות לאינטגרציות חכמות. מתאימה לכל סוגי העסקים.
- חסרונות: אפליקציה שצריך ללמוד, לא מתאימה לכולם ודורשת התעמקות.
Asana
אפליקציה מרשימה בהחלט שמגיעה בממשק ידידותי ונוח. מאפשרת סנכרון אופליין שמתעדכן כשמתחברים וכן אינטגרציות עם כלים רבים ושימושיים. אפליקציה מעולה למי שמנהל יותר מפרויקט אחד ובריבוי צוותים. היא לפעמים נופלת במשימות מעט מורכבות ולעיתים דורשת אינטגרציה עם תוכנות אחרות כדי לעבוד.
- מחיר: גרסה בסיסית חינמית. פרימיום – 10.99 דולר בחודש. גרסה לעסקים – 24.99 דולר לחודש.
- שפת ממשק: אנגלית.
- תכונות מרכזיות: מתאימה לצוותים ומנהלי פרויקטים, אפשרות לתזכורות ולניהול משימות משותפות, אינטגרציה עם כלים רבים.
- יתרונות: מערכת אינטואיטיבית ביותר וקלה מאוד לשימוש. אפשרות לעדכון אופליין שמתעדכן אוטומטית, מערכת מעולה לצוותים ולניהול פרויקטים מרובים.
- חסרונות: מחייבת הרבה פעמים אינטגרציות שמאטות את העבודה.
Trello
אפליקציה המאפשרת ניהול משימות באופן ויזואלי ייחודי של הזזת כרטיסיות ולוחות, כך שאפשר לתעדף משימות בצורה די פשוטה ואפילו מהנה. היא מאפשרת גם תצוגת לוח שנה, אך חסרה תהליכי אוטומציה חכמים ומתקדמים.
- מחיר: חינמית בגרסה הבסיסית ואפשר לשדרג בתשלום לעוד שלוש דרגות שונות – סטנדרט, פרימיום ואנטרפרייז לעסקים. (5, 10 ו-17.5 דולר בהתאמה).
- שפת ממשק: אנגלית.
- תכונות מרכזיות: ניהול דרך כרטיסיות, סקירה דרך לוח שנה, אוטומציה בסיסית ביותר.
- יתרונות: קלה לשימוש, אינטואיטיבית ואפילו מהנה. מתאימה למי שמעוניין בניהול ויזואלי.
- חסרונות: תהליכי אוטומציה מוגבלים ביותר. מתאימה בעיקר לעסקים קטנים בתחילת הדרך.
שאלות ותשובות
מהי האפליקציה לניהול זמן הכי טובה?
האפליקציה הכי טובה היא זו שעונה במדויק על הצרכים של כל עסק. חשוב מאוד להכיר כל אחת לעומק ולבחור לפי הצרכים המדויקים.
האם אפליקציות לניהול זמן אפקטיביות?
בהחלט. עסקים שמשכילים להיעזר באפליקציות לניהול זמן ולניהול משימות מצליחים לייעל את העבודה מאוד ולהגדיל את העסק ואת שורת הרווח.
לסיכום
בסופו של יום האפליקציות לניהול זמן הן הכלי הנוח ביותר לעסקים לניהול זמן ומשימות יעיל ובהחלט חבל שלא לנצל את התכונות שלהן. כפי שאפשר לראות יש לא מעט אפשרויות חינמיות וגם הגרסאות בתשלום אינן יקרות מדי וזוהי בהחלט השקעה משתלמת לטווח הרחוק. באופן כללי מומלץ לאמץ כלים מתקדמים לניהול עסקים שקיימים בעידן הטכנולוגי שבו אנו חיים וכאן תוכלו למצוא חמש אפליקציות שכל פרילנסר חייב להכיר שיעזרו במשימות השונות ובניהול השוטף של העסק.
עקבו אחרינו