תוכנת ניהול פרוייקטים, לקוחות וחשבוניות

  ביצוע של כל פרוייקט מלווה בכמות אדירה של עבודת ניירת , ניהול ידע עסקי וניהול מסמכים.  תוך כדי עבודה זה נראה פשוט – אנחנו נותנים לתיקיות ולקבציי מחשב שמות ברורים, שומרים אימיילים מהלקוח וכותבים את המסמכים באופן מאוד ברור אבל...  אחרי מספר שבועות, כאשר מנסים לאתר מסמך חשוב לא מוצאים אותו, מתקשים לאתר גרסה אחרונה של הצעת המחיר מתוך כמה שנשלחו, ניסיון לאתר איש קשר נוסף בפרוייקט לוקח שעות וצצות בעיות נוספות תחת כותרת "ניהול מידע".

  מטרתה של תוכנת ניהול פרוייקטים ולקוחות היא לפשט חייהם של המשתתפים בפרוייקט בביצוע פעולות רוטיניות – כמו ניהול גרסאות, מספור טפסים וגישה נוחה לקבצים ומיילים,  לעזור לבנות ולהציג לחברי צוות הפרוייקט לוחות זמנים, אבני דרך ויעדים.

  צורך של כל חברה בשילוב של בין תכונות שונות של תוכנת ניהול פרוייקטים ולקוחות הוא אינדיווידואלי -  לחברה מסוימת חשבוה יותר יכולת לבנות ולשתף לוח זמנים (GANNT) של הפרוייקט, לאחרת חשובה יותר הפקה מהירה של הצעת מחיר לפי מחירון קבוע מראש, ותכונה אחרת תהיה קריטית לחברה שלישית.  להלן פונקציות עיקריות של תוכנת ניהול פרוייקטים ולקוחות טובה, מעבר על הרשימה יעזור לכם לבנות רשימת התכונות הדרושות.

1. שמירה וניהול נתוני לקוח - "עובדים רק פעם אחת". כל נתונים רלוונטיים שהוכנסו בהקמת לקוח, יופיעו במקומות הנכונים בכל מסמך הקשור לאותו הלקוח - הצעות מחיר (Quotation), תכולת עבודה, דרישת תשלום (Invoice), חשבונית וכו'. תוכנת ניהול פרוייקטים מתחילה ומסתיימת בלקוח. 
2. ניהול פרוייקט כרצף פעולות מוגדרות במהות ובזמן.  השלבים העיקריים הם:
   • פניה ראשונית של הלקוח (Inquiry) - הגדרת ראשונית של מסגרת הפרוייקט
   • בניה ואישור הצעת מחיר (Quotation) - הכנת מסמך ראשוני, אישור על ידי הממונה והלקוח, ביצוע שינויים על פי הנדרש
   • קבלת הזמנה (Purchase Order)
   • ביצוע פרוייקט בפועל, לפי מפרט ולו"ז שהוגדרו
   • סגירת הפרוייקט - מסירת טובין ומסמכים ללקוח וטיפול בנושאים החשבוניים
3. ריכוז מידע טכני ותפעולי במקום אחד, גישה מהירה לכל מסמך, הרשאות מפורטות לקריאה\כתיבה\עריכת המסמכים. 
4. ויזואליות, עבודה עם תמונות, הפקת מסמכי אופיס מעוצבים, מסודרים ומוכנים להדפסה
5. מילוי אוטומטי, מספור אוטומטי וניהול גרסאות של המסמכים המבוקרים - הצעות מחיר, מפרטי עבודה ודפי תהליך, קבלות וכד'
6. הכנת דפי תהליך - הגדרת שלבים טכניים לביצוע פרוייקט, הכוללת מפרט, הוראות עבודה, מחיר של כל שלב וכו'
7. הכנת לו"ז פרוייקט (גרף GANNT)
8. ביצוע פעולות לפי הרשאות - לכל משתמש יש סט הרשאות משלו, המאפשר לו ליצור\לצפות\לשנות\לבצע שלבים ומסמכים מוגדרים
9. ניתוח מערכתי לכלל הפרוייקטים, לפי מדדי ביצוע כמותיים כמו רווחיות, זמן בפועל מול תכנון, תקבולים וכו' לפי חתכים שונים - לקוח, מנהל פרוייקט, זמן וכד'
10. ריבוי שפות – חשוב שהתוכנה תפעל בשפה משותפת בין הלקוח ומבצעי הפרוייקט – אנגלית היא ברירת המחדל אך חשוב שכל אחד מהמשתמשים יכול לעבוד בשפה הנוחה לו.
11. אינטגרציה של MS OUTLOOK – יכולת בקלות למצוא דואר הקשור ללקוח או פרוייקט

לסיכום:

  בחירת כלים נכונים בסיס להצלחת עבודה.  עמידה בדרישות תקני איכות, ניהול שיפור ייזום ומעגל האיכות הם משימה לא פשוטה. תוכנת ניהול פרוייקטים היא כלי חשוב ויעיל לשיפור ביצועי הפרוייקט והארגון כולו.