במגזין הזה אנחנו מדברים הרבה על תהליכי עבודה, איך מתמודדים עם לקוח, איך עובדים מולו, ואפילו איך נפרדים מלקוח בעייתי שסתם מבזבז לנו את הזמן, אבל לא הרבה דובר כאן על איך הופכים לקוח פוטנציאלי ללקוח אמיתי. נכון, תיק עבודות מושך זו התחלה טובה, יצירת הצעת מחיר אטרקטיבית זה חשוב, וכמובן ביצוע עבודה טובה זה הקלף המנצח, אבל מה עם הדברים הקטנים שאתם כפרילנסרים יכולים לבצע כדי לגרום ללקוח לזכור אתכם קצת יותר מאשר את המתחרים שלכם?

 

אומנות המעקב

באנגלית קוראים לתהליך הזה Follow-up והוא הרבה יותר נפוץ בתהליך מול הלקוח מאשר אצלנו, בישראל. הפולאו-אפ הוא הקשר שאנו שומרים עם הלקוח כאשר הכדור נמצא בידיים שלו. כלומר, פולאו-אפ יכול להתבצע כאשר שלחנו ללקוח דוגמאות עבודה ואנו מחכים לשמוע אם הוא רוצה להתקדם, כאשר שלחנו ללקוח הצעת מחיר ואנו רוצים לדעת אם היא מאושרת, כאשר שלחנו ללקוח עבודה ואנו מחכים לפידבק ממנו עליה, או כאשר שלחנו ללקוח בקשת תשלום ואנו מחכים לשמוע שהבקשה בתהליך. פולאו-אפ יכול להתבצע גם למשל כחודש אחרי שסיימנו פרויקט מול לקוח, שאמר שיש לו עבודות נוספות עבורנו אבל לא יצר איתנו קשר מאז.

אנשים שעובדים כפרילנסרים, צלמים, מעצבים, בוני אתרים, כותבי תוכן ועוד, אמרו לי בעבר שפולאו-אפ נתפס כמסוכן בעיניהם. מדינת ישראל היא מדינה של אנשים שמאד אוהבים שמחזרים אחריהם, אך מאד לא אוהבים שחונקים אותם, והפולאו-אפ מול הלקוח מהלך בדיוק על קו התפר הזה. אם נציין את ההקבלה המובנת מאליה, זה קצת כמו לצאת לדייט שהלך טוב ולהתלבט אם להתקשר לאדם אתו יצאתם, למרות שהוא בעצמו לא התקשר כבר יומיים. אז איך גורמים לצד השני, הלקוח, לזכור אתכם, לחרוט אתכם בזכרונו, מבלי שתתפסו כמעיקים, מציקים או נודניקים? הנה כמה טיפים שיעזרו לכם בתהליך הפולאו-אפ.

 

  1. סמכו על איכות העבודה שלכם!

בדיוק כמו בדייטים, הדוגמה שנתתי קודם, אם באמת מצאתם חן בעיניי הצד השני, הוא לא יחשוב שזה מציק שאתם מתקשרים, אלא יהנה מזה. גם כאן, כאשר שלחתם דוגמאות עבודה ללקוח או הצעת מחיר, והיא מצאה חן בעיניו, הוא ישמח לקבל מכם מייל נוסף, זה יראה על אכפתיות ועל מקצועיות. אם ההצעה או הדוגמאות לא מצאו חן בעיניו, אז לפחות תקבלו ממנו תשובה חד משמעית ולא תצטרכו לשבת, לכסוס ציפורניים, לתהות מדוע הלקוח לא משיב לכם ולהתבאס שלא היה לכם אומץ לשלוח פולאו-אפ. בקיצור, מדובר ב-win-win situation . מצב בו אתם באמת לא יכולים להרוס כלום, אלא רק להרוויח – או לקוח חדש, או תשובה שתחרר אתכם לעבור הלאה לדברים הבאים.

 

  1. אל תהיו נודניקים

מינונים זה כנראה הדבר החשוב ביותר בתהליך הפולאו-אפ, ובמקרה הזה אני מרגישה די בטוח לומר שפעם אחת ודי! שלחתם הצעת מחיר, עבר שבוע ללא תשובה? שלחו מייל נעים ללקוח השואל אם התקבלה החלטה. שלחתם דרישת תשלום ללקוח והתשלום מאחר? הרימו טלפון קצר ונעים שתוהה אם הם קיבלו את דרישת התשלום והאם הכל בסדר. זכרו תמיד לבחור אפיק תקשורת אחד ולדבוק בו, ואל (!) תפנו בכל החזיתות. תחשבו כמה היה מרגיז אתכם לקבל מייל ואז הודעה בוואסטאפ, ואז שיחה שלא נענתה. כנראה שאתם בעצמכם לא הייתם רוצים לענות לעצמכם! בקיצור, בכל הנוגע לעניינים שאינם כספיים, פעם אחת זה מספיק, ואם אחרי פעם אחת לא קיבלתם את התשובה שרציתם, תוותרו. יחד עם זאת, באם מדובר בלקוח שמתמהמה עם התשלום, אני מרשה לכם להציק קצת יותר. חשוב שתקבלו את מה שמגיע לכם.

 

  1. תשאירו פתח לפולאו-אפ

כשאני שולחת מייל ללקוח עם הצעת מחיר אני תמיד מבקשת שני דברים בנפרד – הראשון הוא שאני מבקשת ממנו לעבור על ההצעה ולעדכן אותי כיצד הוא ירצה להמשיך, כמובן, והדבר השני שאני מבקשת, הוא שברגע שהוא רואה את המייל עם ההצעה, גם לפני שהחליט כיצד ירצה לפעול, שיאשר לי שהיא התקבלה. בימינו, חשוב לוודא כי שום דבר לא הולך לאיבוד בדרך או נשכח בתיבת ספאם עלומה. משפט זה משאיר לי פתח, ואם הלקוח לא אישר את קבלת המייל עם ההצעה, אני פשוט מתקשרת או שולחת מייל נוסף ביום למחרת כדי לוודא שהיא אכן התקבלה. בהרבה מקרים, הלקוח פשוט שכח להשיב, וכשאני מתקשרת לוודא כי ההצעה הגיעה, הוא כבר ינצל את ההזדמנות להגיד לי שהיא לא רק הגיעה אלא גם אושרה ואנחנו כבר מתחילים לעבוד! פתח נוסף יכול להיות פשוט להכין את הלקוח לפולאו-אפ. למשל, לשלוח הצעת מחיר ובסוף המייל לכתוב "אצור קשר בעוד יומיים בכדי להתעדכן על המשך העבודה בינינו", כך הלקוח יודע כי יש לו זמן מסוים לחשוב על ההצעה וכי אתם תהיו אלה שיחזרו אחריו, והוא לא יצטרך לעבוד קשה.

דמיינו לכם סיטואציה –  לקוח מקבל 10 הצעות מחיר למשל, והוא כבר מבולבל, לא זוכר מי הציע מה ואת מי הוא אהב, אין לו כוח להתעסק עם זה, והדברים נדחים בשביל העבודה השוטפת שלו, עד שכבר עוברים שבועות והוא לא התקדם עם הפרויקט עבורו חיפש פרילנסר מלכתחילה. בתוך כל הבלגן הוא מקבל מכם מייל, נעים וחביב, עם פנייה מכבדת, שתוהה היכן עומדת הצעת המחיר. הוא מרגיש כזו הקלה שהוא לא צריך להתעסק בזה, שהוא יתן לכם אישור להתחיל עם העבודה, אפילו אם הייתם יקרים יותר מהשאר, פשוט כי חסכתם לו את כאב הראש וההתלבטות.

השורה התחתונה היא שפולאו-אפ, זה שנראה לכם לעיתים מעיק או מציק, יכול להיות הדבר שהלקוח הכי ישמח שתעשו, יגרום לו להעריך אתכם, לזכור אתכם, ובעיקר – לשכור אתכם לבצע את העבודה. תודו שהסיכוי לחלוטין שווה את הסיכון…

 

מה שגרת הפולאו-אפ שלכם? האם אתם מבצעים מעקב או שולחים הצעות מחיר ב-"שגר ושכח"? האם יש מקרים בהם תבצעו מעקב ומקרים אחרים בהם תניחו ללקוח לחזור אליכם בזמנו החופשי?

 

מעיין מליח, עורכת המשנה של מגזין XPlace, היא כותבת תוכן ממעלה אדומים. מעיין מעבירה את ימיה בכתיבת תוכן שיווקי במגוון נושאים, ומתן ייעוץ לפרילנסרים וכותבים בתחילת דרכם, אבל בעצם הכי אוהבת לכתוב ביקורות מסעדות. היא נהנית לקום לנוף של מדבר יהודה כל בוקר, מאוד אוהבת ספרים, הופעות ומוזיקה, והיא בעיקר לא מאמינה שהיא זוכה להתפרנס מהדבר שהיא הכי אוהבת בעולם – מילים. תוכלו לראות את הפרופיל שלה ב-XPlace כאן.