ההשפעות הבלתי מכוונות של חללי עבודה משותפים

בחודש יולי האחרון פרסם פרופסור אית'ן ברנסטין מאמר בכתב עת בריטי למחקר, שנושאו "ההשפעות של עבודה בחללים משותפים על שיתוף פעולה בין אנשים". במאמר בוחן ברנסטין את ההשפעה שיש לחללי עבודה משותפים (אופן-ספייס), על העובדים ועל מערכות היחסים האישיות (והאלקטרוניות) ביניהם. בראיון עם ברנסטין הוא מספר על הרעיון מאחורי המאמר, ועל ההשפעות העתידיות שלו על אדריכלות של משרדים בעתיד.

אז איך בכלל נולד העניין שלך בנושא המחקר הזה?

"קיים היום עניין רב בכל הקשור לחללי עבודה משותפים משום שכל כך הרבה מאתנו עובדים בהם, ויש לנו דעות מאד נחרצות לגביהם. הם היו ממש 'הצעקה האחרונה' בסוף המאה ה-20, לכן לא פלא שההתעניינות האקדמית והמחקרית בהם גברה. רבים מאותם מחקרים שנוצרו היו מבוססים על סקרים, איסוף מידע (בדיווחים עצמיים), ומשתנים בלתי מוחשיים, כמו רמת סיפוק העובדים בחלל. אלה מחקרים שעובדים מצוין אם רוצים להבין תפיסה אישית של כל אדם, אבל לא ממש טובים אם רוצים לכמת תגובות התנהגותיות אמיתיות וביצועים ארגוניים מוחשיים בתוך חללים משותפים. הפער בין התפיסה האישית לבין התוצאות האמיתיות בשטח הוא היום שדה הקרב עליו מתנהלים עובדים ומעסיקים.

הרבה מן המחקר שלי סובב סביב השקיפות במקום העבודה (הכוללת את היכולת לבחון את פעילות העובדים, שגרת העבודה שלהם, התנהגויות שונות, וכמובן ביצועים ותפוקה), וכיצד היא משפיעה על הפרודוקטיביות של העובדים ושיתוף הפעולה ביניהם. השאלות הללו עניינו אותי מאד, כמו גם הדרכים החדשות שיש ברשותנו לענות עליהן. טכנולוגיה, ובמקרה הזה, טכנולוגיה לבישה, אפשרה לנו לעקוב אחר כל אינדיבידואל במקום העבודה, ברמה מאד מדויקת. זה לא רק "האם ביצעת את המשימה הזאת?", אלא "ביצעת כך וכך וכך, בשעה כך וכך, ביחד עם אנשים כך וכך". ידעתי שאם אני רוצה לצלול אל תוך מחקר בחללי עבודה משותפים, יהיה עליי לעשות יותר מבחינה אמפירית, לעקוב אחר משתנים שקודם לכן לא יכולנו לדמיין שיהיה ניתן לעקוב אחריהם, מעבר לניחושים מושכלים.

מה שאני ומחבר המאמר השותף שלי סטיבן טורבן ניסינו לייצר זה את העבודה הראשונה, שאנו יודעים עליה, שמסתכלת בצורה אמפירית על אינטראקציות בין אינדיבידואלים במקומות עבודה, ואיך אותן אינטראקציות משתנות כאשר עובדים עוברים מעבודה בתאים לעבודה בחללים פתוחים. "

כיצד בניתם את המתודולוגיה?

"המחקר הזה לא היה מתאפשר בלעדיי חבר טוב שלי ושותף לימי הדוקטורט, בן וובר. לאחרי שסיים את הדוקטורט שלו במעבדת המדיה של MIT  (המכון הטכנולוגי של מסצ'וסטס), בן ייסד והיה המנכ"ל של Humanyze, חברה המשתמשת בתגים סוציומטריים בכדי לעזור לחברות אחרות להשתמש בנתוני האנשים העובדים בה לשפר את יעילות העבודה. התגים הללו, לצד חיישנים רבים המצוים בתוכם, מאפשרים מעקב יעיל וזהיר אחר אינטראקציות במקום העבודה. בן היה נדיב מספיק בכדי לחבור אלינו על מנת לסייע לנו למדוד, בזהירות ומבלי להשפיע על מהלך העבודה התקין, את האינטראקציות בין העובדים בשתי מפקדות של חברות שונות, לפני ואחרי מעבר לעבודה בחללים פתוחים.

כמו בכל מחקר, היינו זהירים מאד; אותם אנשים בדיוק נבדקו לפני ואחרי המעבר וביקשנו מהם להרכיב את המכשירים לתקופת זמן ארוכה מספיק בכדי שנדע באופן בטוח כי אנו אוספים מספיק נתונים משמעותיים ולא סתם התרחשויות מקריות, אך לא לתקופה ארוכה מדי עד שהמידע שנאסף יתקבל בשל שינויים אחרים במשרד או סביבת העבודה. המטרה הייתה להשוות בין תפוח לתפוח, על ידי זה שהבטחנו, לדוגמא, שהאינטראקציות שמדדנו נמדדו באותה שעה ביום העסקים וכו'. אם היה דבר אחד עליו התמקדו המבקרים שלנו, זה היה לוודא כי התוצאות שלנו עמידות ואמינות דיין.

יכולתם לנחש מה תהיינה תוצאות המחקר טרם תחילתו?

"מישהו פעם אמר לי שמחקרים הנוגעים לעולם העסקים הם כמו צוות התחזוקה של התחום שלנו. בעולם האמיתי, אלו שעובדים באופן פרקטי, עושים דברים מטורפים ומעניינים כמנהלים ומעצבים בארגונים שלהם, ואנחנו האקדמאים, התיאורטיקנים, מגיעים ומנסים להבין למה הייתה השפעה חיובית ולמה הייתה השפעה שלישית על הביצועים ושלל משתנים התנהגותיים אחרים. אספנו וארגנו הכל, חרשנו את המידע ורק אז פיתחנו תיאוריות שיכולות לעזור לחזות התנהגות גם בעתיד.

אני לא יודע אם הייתה לי השערה ברורה לגבי תוצאות המחקר בתחילתו. אנחנו שומעים כל הרבה דברים שנאמרים על זה שאנשים לא אוהבים חללי עבודה משותפים, ומנגד יש כל כך הרבה דיבורים על החיות והאנרגיה של סביבת עבודה פתוחה, ועל ההתנגשויות החיוביות  שעתידות להתרחש שם.  עבורי, ההבטחה לחלל עבודה פתוח הייתה מושכת מאד. האם כולם יזמזמו בהתנגשויות פרודוקטיביות? או שמא כולם פשוט יחבשו אוזניות ענקיות ויהפכו דוממים לגמרי? במציאות, זה היה חצי-חצי. אחד מהחלקים הטובים ביותר בלהיות פרופסור הוא שיכולתי ללמוד את השאלות שהכי מעניינות עבורי בעולם העסקים, והמסתורין מאחורי אותן שאלות, היה הכוח המניע והמעניין בגישתי אל המחקר הזה.

לו היית מנהל של חברת ענק וקראת את המאמר שלך, מה הייתה תגובתך?

זה תלוי במה אתה מנסה להשיג באמצעות עבודה בחללים משותפים. למיטב הבנתי, אחרי שיחות עם מנהלי נדל"ן ואדריכלים, השיח סביב סביבת העבודה והמבנה שלה נוטה להתחיל תמיד בעלות לכל מטר מרובע.  אם השאלה היא כיצד להוזיל עלויות, הרי שהתשובה ההגיונית היא להציב יותר אנשים במטר מרובע אחד, וחללי עבודה משותפים תמיד ינצחו בסעיף הזה.

יחד עם זאת, מנהלים ובכירים רבים נוטים להאמין שחללי עבודה משותפים גם יוזילו עלויות וגם ישפרו את האינטראקציה. התקווה שלי היא שהמחקר הזה ישפוך דלי צונן של מי קרח על הרעיון שאין מחיר לבחירה – שבאופן טבעי גם תחסכו מקום, גם תחסכו כסף בעלויות נדל"ן וגם תקבלו יותר שיתופי פעולה בין העבודה בבחירה בחלל משותף. אם מניעי העלות הם מספיק חזקים, יכולים להיות דברים אחרים שמנהל יכול לעשות כדי לנסות ולמזער את הנזקים הפוטנציאלים באינטראקציות בין עובדים בתוך מהלך שכזה: לבנות חללים היברידים, מחולקים או דינמיים הניתנים לשינוי באופן גמיש, לאפשר לאנשים לעבוד מהבית, לייצר טון ותרבות עבודה המנסה לשנות את האינסטינקט הטבעי שלנו להגיב באותו אופן בו הארגונים הללו הגיבו ועוד. יש כאלו שאוהבים חללי עבודה משותפים, וחלק גדול מזה נובע בעיקר מהארגונים שהשכילו למזער את החסרונות שבחללים כאלה באמצעות פעולות ניהוליות מכוונות אחרות.

חשוב לציין כי באופן כללי, אני חושב שמהפכת חללי העבודה המשותפים הרחיקה לכת. אם אתם יושבים בתוך ים של אנשים, לדוגמא, יכול להיות שלא רק שתעבדו קשה בכדי להמנע מהסחות הדעת (על ידי, למשל, הרכבת אוזניות גדולות), אלא גם משום שיש לכם "קהל" גדול שצופה בכם, תרגישו לחץ להראות עסוקים כל הזמן. כל האותות הללו שאנו משדרים בתוך חלל עבודה פתוח גם גורמים לנו ליצור פחות אינטראקציות עם אחרים, ולא יותר. זה למעשה, נוגד פרודוקטיביות, בהתחשב בתפיסה שלנו על חללים פתוחים. אדריכלים מודעים בהחלט למצב זה, כמובן, פשוט התמהיל של שיקולים אחרים, כגון עלויות למטר מרובע והרצון בהתנגשויות חדשניות בין העובדים, הופך משמעותי מדי מכדי שתהיה להם את האפשרות לקחת צעד אחורה מהחלטה כזאת.

מחשבות לסיכום?

"בסופו של דבר, בני אדם בוחרים סוכנויות כדי שיחליטו איך להשתמש בחלל, אז העיצוב הוא רק חלק מהמשוואה ולא כולה. לאחרונה ישבתי בפגישה עם מנהלים מחברה שידועה בחללי העבודה המשותפים שלה. אחד מהם אמר לי שהמחקר לא שיקף את הניסיון והחוויה שלו – הוא מצא כי חללי עבודה משותפים מעודדים ומגבירים את האינטראקציות הדינמיות בין העובדים ואת ההתנהגויות הקולקטיביות. קולגה של אותו מנהל קפץ ואמר כי כל "הרעש" (כאינדיקציה לאינטראקציות המתרחשות) קורה למעשה מאחורי דלתיים סגורות, בחללי עבודה המיועדים לצוותים ונפרדים מהחלל הראשי המשותף. זה חייב לגרום לנו לתהות: אם כל הרעש מגיע מאחורי דלתיים סגורות, האם לא זה בדיוק המקום בו אנשים מתקשרים ועובדים היטב יחדיו? לא היינו רוצים יותר מזה, למעשה?

הנה דרך אחת, אולי, לסכם את השינוי התפיסתי שהמאמר שלי מציע. בעבר, בכל מה שנוגע למקום העבודה, עיצוב משרד והיבטים אחרים של החיים הארגוניים במקום העבודה, דאגו לפנות בעיקר אל הצופה ולא אל הנצפה. לצערנו, אלו הנצפים (העובדים) הם אלו שהופכים את הארגון או החברה למצליחים, אז אולי הכל, החל מעיצוב המשרד ועד לניתוח אנשים, צריך להשתנות, על מנת להתאים לדרך העבודה של העובדים, לעיתים קצת יותר קרובות…