המונח שהרבה משתמשים בו כדי לתאר פרילנסרים הוא "עצמאים", אבל כל מי שנמצא בעסק הזה דקה או שתיים יכול רק לגחך על האירוניה. אין הרבה עצמאות במקצוע הזה. במקום להיות מחויבים רק לאדם אחד, הבוס שלנו, אנחנו מחויבים לעשרות אנשים, הלקוחות שלנו. אנחנו מחויבים לחשבון הבנק שלנו, אנחנו מחויבים לרואה החשבון שלנו, אנחנו מחויבים ללמידה אין סופית על המקצוע כדי לעולם לא ליפול מאחור. אנחנו מחויבים.
אז איך שורדים את הקיץ?
עכשיו, כשהקיץ בעיצומו וכל אדם שני מסביבנו מעלה תמונות לפייסבוק כשהוא שוחה עם דולפינים באילת, משתזף בשמש באי יווני קסום או עולה על מתקן מהנה בפארק שעשועים בארה"ב, אין לנו הרבה מה לעשות מלבד להאנח בשקט ולדמיין איך אנחנו יוצאים לחופשה בעצמנו.
וזה לא פשוט. אני לא יודעת מה אתכם, אבל גם כשכבר יצאתי לחופשות מאז שיצאתי "לעצמאות" (מה שלא קרה הרבה), הבאתי איתי את המחשב הנייד באריזת נשיאה נוחה, ומצאתי את עצמי בשתיים בלילה שעון בודפשט (לא כזה מרשים, בסוף הכל שעה אחת הפרש מישראל) עונה למיילים מלקוחות, או מביטה במבט נוגה ועצוב על הבריכה הנשקפת מחלון חדרי בים המלח, בעוד שאני מסיימת עוד מאמר שצריך להשלח בשעה הקרובה. ולא, אין מה לדבר על שבועיים בתאילנד, או לנסוע לבקר משפחה בקנדה לעשרה ימים, כי מי מבטיח שאחרי שאחזור ישארו לי לקוחות? עסק שבניתי במשך 5 שנים יכול בקלות להעלם בחודש, אם אני לא מתחזקת אותו כמו שצריך, ואם נסעתי עד לתאילנד כדי לתחזק את העסק גם משם, אז… למה בכלל נסעתי?
אז מה, אתם בטח שואלים, בתור פרילנסרים פשוט אי אפשר לצאת לחופשה לעולם? בדיוק בשביל זה אני כאן. תנו לחלוק אתכם כמה טיפים ליציאה לחופשה, בלי לבדוק את המיילים אפילו פעם אחת. (טוב, אולי רק בלילה.)
למה בכלל חשוב לצאת לחופשה?
פרילנסרים רבים חוששים לצאת לחופשה משתי סיבות – המרחק מהלקוחות וחוסר הזמינות להם, והפחד מלאבד לקוחות קיימים או חדשים בעת החופשה. מלבד זאת, גם עלויות החופשה לעיתים מפחידות כאשר אתם האחראים הבלעדיים על גובה ההכנסה שלכם. למרות זאת, חשוב לזכור כי החופשה נחוצה לעיתים בשביל הבריאות הנפשית והפיזית שלכם, ומחקרים מוכיחים כי פרילנסרים שלא יוצאים לחופשה מסכנים בכך את העסק שלהם ואת טיב העבודה. יתרה מזאת, מחקר שנערך לאורך 5 שנים בויסקונסין קבע כי נשים אשר יוצאות לחופשות לעיתים תכופות יותר, סובלות פחות מדכאון וממתח. מחקר אחר, שארך 9 שנים, הוכיח כי גברים בגיל העמידה הנמצאים בקבוצת סיכון למחלות לב, מאריכים שנים עם כל חופשה שהם לוקחים! עוד מחקרים מוכיחים כי זמן פנאי והנאה, ובתוכו גם זמן חופשות ונופשים, גורם לחיים מספקים יותר ואף לתחושת משמעות גדולה יותר.
ובלי קשר לכל המחקרים, הרי בטוח שגם אתם מרגישים את זה, לא? כשיש לכם חופשה לצפות לה, אפילו אם הזמנתם אותם חודשיים מראש, אתם פשוט טובים יותר בעבודה שלכם. אתם מלאי אנרגיה וציפיה, ואם במקרה יש יום קשה או שבוע עמוס במיוחד, כל מה שאתם צריכים לעשות זה רק להזכיר לעצמכם "עוד חודש אני באמסטרדם, אז כדאי שאני אעבוד מלא בחודש הזה כדי להרוויח כסף בשביל כל השופינג שאני מתכננת שם!" (טוב, זה מה שאני אומרת לעצמי. אתם רשאים לומר לעצמכם דברים מעודדים אחרים!).
נו, השתכנעתם שגם אתם צריכים חופשה? יופי. אז איך תעשו את זה?
קודם כל – תתכננו מראש
ספונטניות אמנם יצאה מהחלון ביום בו החלטתם להיות פרילנסרים, אבל תכנון מראש כן יכול לעזור לכם לצאת לחופשה בהנאה רבה. מכיוון שבניגוד לשכירים, אף אחד לא משלם לכם על ימי החופשה האלה, יש לכם 3 אפשרויות העומדות בפניכם –
- להגדיל את כמות העבודה בתקופה שלפני החופשה – וכשאני אומרת להגדיל, אני מתכוונת להכפיל. על כל שבוע חופש שאתם מתכננים לקחת, תצטרכו לעבוד כפול בשבוע שלפניו, גם כדי להבטיח שההכנסה שלכם לאותו חודש לא תפגם, וגם כדי לוודא שאתם לא משאירים קצוות פתוחים לפני הנסיעה ולא תצטרכו לעבוד במהלך החופשה.
- הגדילו את כמות העבודה בתקופה שאחרי החופשה – על אותו עקרון. בשבוע לאחר שאתם חוזרים, תעבדו כפול. יכול להיות שאפילו זה יהיה לכם קל יותר מלעבוד כפול לפני החופשה, כי מהחופשה תחזרו רעננים ומלאי אנרגיה, עם דרייב לעבוד וראש מלא במחשבות יצירתיות חדשות ובהשראה.
- תביאו פרילנסר נוסף שיעזור לכם – הכוונה היא להביא קולגה מהתחום שימלא את החסר בזמן שאתם לא נמצאים ויקח עבודות דחופות במיוחד. קחו כמובן רק מישהו שאתם סומכים עליו ושיעשה עבודה טובה. זה בעיקר חשוב כדי לשמור על לקוחות מרוצים, ופחות בשביל ההכנסה באותו השבוע (כי רוב ההכנסה באותו שבוע ממילא תלך אל הקולגה). כמובן שחשוב לבחור מישהו שהוא אפילו חבר, או לכל הפחות להחתים אותו על הסכם אי-תחרות, כי לא הייתם רוצים לחזור מהחופשה בכדי לגלות שחצי מהלקוחות שלכם החליטו שהם עוברים לעבוד איתו ולמעשה די דפקתם את עצמכם בחופש הזה…
אז נכון שלא מדובר באפשרויות ממש נעימות, וכולן כוללות עבודה כפולה מסוג מסוים (או אובדן רווחים) אבל זה שווה את זה בשביל הנפש, וכל מה שזה מצריך מכם זה פשוט תכנון מוקדם.
תנו ללקוחות שלכם עדכון כמה שיותר זמן מראש!
עדכון הלקוחות יכול להיות עסק קצת מורכב והוא בעיקר תלוי באיזה סוג פרילנסרים אתם. יש פרילנסרים שעובדים כמעט אך ורק על בסיס ריטיינרים קבועים, למשל, מנהלי מדיה חברתית שיש להם את העמודים הקבועים אותם הם מנהלים, יש פרילנסרים שעובדים כמעט אך ורק על בסיס לקוחות מזדמנים, כמו למשל בוני אתרים, שעושים אתר עבור לקוח ועוברים הלאה ללקוח הבא, כשרוב הסיכויים שלא יראו שוב את אותו לקוח בשנים הקרובות, ויש פרילנסרים שעושים גם וגם, כמוני, למשל. אני כותבת תוכן ויש לקוחות להם אני כותבת תוכן באופן קבוע מדי קבוע ולקוחות שבאים והולכים בפרויקטים חד פעמיים. כאשר אתם עם לקוחות זמניים, אין בעיה. לא צריך להודיע לאף אחד מראש, אלא רק לא לקחת פרויקטים חדשים לפני החופשה. כאשר מדובר בריטיינרים קבועים, חשוב מאד להודיע זמן רב מראש (אפילו חודש!) כמו גם לוודא שהכל מוכן טרם העזיבה. למשל, במקרים של מנהלי מדיה חברתית, יש לתזמן את הפוסטים לכל החופשה מראש, ולדאוג שיהיה מישהו (קולגה או אפילו אתם בעצמכם) שינטר את הפעילות והתגובות בעמוד, גם במהלך החופשה. במקרים של גם וגם, אני הייתי ממליצה לסיים את כל ההתחייבויות שלכם מראש, ואם מגיע לקוח חדש, פשוט להסביר לו שתשמחו לקחת את הפרויקט אבל תוכלו להתחיל עבודה עליו רק בתאריך כך וכך. תנו ללקוח להחליט אם הוא רוצה להמתין לכם או לא.
אז איך מודיעים ללקוח? הכי טוב באי-מייל פשוט שמנוסח בערך כך –
שלום (שם הלקוח)
רציתי לעדכן אותך שאני נוסעת לחופשה בין התאריכים __ ל- ___. במהלך החופשה תהיה לי גישה מוגבלת לאינטרנט / אהיה מנותקת כליל מהאינטרנט, לכן אוודא כי כל הפרויקטים הפתוחים בינינו יסגרו טרם הנסיעה.
בזמן החופשה אבדוק את המייל פעם ביום/ פעם ביומיים/ פעמיים ביום, כדי להתעדכן בעניינים דחופים. אם מתרחש משהו שדורש את תשומת לבי המיידית, אנא שלח מייל עם הכותרת "דחוף", ואחזור אליך ברגע שאקרא אותו.
אנא עדכן אותי אם יש לך שאלות נוספות בנושא.
כאשר מדובר בחופשות ארוכות (יותר מכמה ימים בבירה אירופאית כלשהי או באילת), אתם לא רוצים להגיע למצב בו אין שום הכנסה שנכנסת והחודש יורד לטמיון. בנוסף, אי אפשר להשאיר את הלקוחות שלכם בלי שום איש קשר לתקופה כל כך ארוכה. הפחד (המוצדק) הוא שהלקוחות יבחרו לעבור לפרילנסר אחר כדי שיהיה מי שימלא את צרכיהם המיידים. זוכרים את מה שאמרתי על זה שניתן בחודש אחד לאבד עסק של 5 שנים? זה בדיוק זה. מסיבה זו, אני ממליצה להכשיר קולגה או חבר מהמקצוע שיאיישו את העסק שלכם בזמן החופשה. ניתן לבחור במישהו שממש ישתלט על הכל, יבצע את העבודה ויגייס לקוחות חדשים, או רק במישהו שיהיה שם לענייני חירום דחופים של לקוחות. הבחירה היא שלכם, אך כמובן שיש לעדכן את כל הלקוחות שלא יופתעו כאשר שולחים לכם מייל או מתקשרים אליכם ואדם אחר עונה. הכינו את הפרילנסר שעוזר לכם כהלכה, הסבירו לו על כל לקוח ועשו אתו תיאום ציפיות ברור – הגדרת התפקיד, שעות הפעילות שאתם מצפים ממנו וכמובן השכר והאחוזים מכל פרויקט. דאגו להבהיר לו מראש מי הלקוחות החשובים ואיך יש להתייחס אליהם. אם הפרילנסר יעשה את עבודתו נאמנה ויגרום ללקוח להבין כי הוא דואג להם בצורה מיוחדת על פי בקשתכם, הם יעריכו אתכם עוד יותר.
סיימו את כל העבודה טרם הנסיעה
כפי שציינו בהתחלה, תוכלו לבחור אם לעבוד קשה יותר לפני הנסיעה או אחריה. כאשר מדובר בלקוחות חד פעמיים, כמובן שעדיף לסיים לפני הנסיעה. חשוב לזכור כי לסיים את העבודה יום לפני הנסיעה זה קצת מסוכן, משום שיתכן ויגיעו תיקונים אליהם לא תוכלו לגשת בחופשה, לכן השתדלו לסיים פרויקטים חד פעמיים פתוחים כשבוע לפני הנסיעה, ולהשאיר מספיק זמן לתיקונים ושינויים, אם ידרשו כאלה. השתדלו לא למשוך קצוות מיותרים לעד אחרי החופשה, ואם אתם כן עושים זאת – אל תשכחו לעדכן את הלקוח.
שלחו מייל תזכורת כמה ימים לפני החופשה
אם עדכנתם את הלקוחות שלכם חודש מראש, כנראה שאי אפשר לצפות שיזכרו באמת את התאריך המיועד. כמה ימים לפני היציאה לחופשה שלחו מייל נוסף המתזכר אותם לגבי החופשה ומה עליהם לצפות בחודש הקרוב.
שלום (שם הלקוח)
רציתי רק להזכיר שעוד כמה ימים אני יוצאת לחופשה ולא אהיה זמינה בין התאריכים ____ ל-___. כל הפרויקטים שהיו פתוחים, נשלחו אליך במלואם, לכן אשמח אם תעדכן אותי אם יש משהו נוסף שאתה צריך לפני הנסיעה. בזמן החופשה, אבדוק את המייל פעם ביום/ פעם ביומיים/ פעמיים ביום, כדי להתעדכן בעניינים דחופים. אם מתרחש משהו שדורש את תשומת לבי המיידית, אנא שלח מייל עם הכותרת "דחוף", ואחזור אליך ברגע שאקרא אותו.
מחכה לשוב לעבודה איתך בתאריך ___!
הגדירו תגובה אוטומטית במייל
ניתן להגדיר את תיבת המייל שתשלח תגובה אוטומטית לכל מייל שמתקבל, המעכדנת כי אתם בחופש וכי תשובו לעבודה בתאריך מסוים. כך, גם אם לקוח חדש שאתם לא מכירים שולח מייל, הוא מקבל תגובה שאתם בחופש ויודע למה לצפות. אם אתם עובדים עם Gmail, קל מאד להגדיר את הפונקציה הזאת. בחרו בהגדרות (אייקון גלגל השיניים החמוד למעלה), בחרו Setting ואז חפשו Vacation responder. תוכלו להגדיר שם את תאריך תחילת מייל התגובה ותאריך הסיום וכמובן את תוכן ההודעה שתשלח אוטומטית. אל תשכחו לציין בתוכן את תאריכי החופשה, אם אתם מתכננים לבדוק מייל במהלך החופשה או רק לאחריה, דרכים אחרות ליצור עמכם קשר בחופשה (אם אתם מעוניינים לספק כאלה בכלל), ואימייל או טלפון של המחליף שלכם.
המייל צריך להראות בערך כך –
שלום,
אני כרגע בחופשה בין התאריכים ___ ל-____ ויש לי גישה מוגבלת לאינטרנט. אם מדובר בנושא דחוף, אנא פנו ל___ (איש הקשר החלופי) באופן ישיר או שלחו מייל נוסף שכותרתו "דחוף". אחזור אליכם בהקדם האפשרי.
תדאגו שקולגה, חבר או בן משפחה יבדקו את המייל פעם ביום
אז נכון, אם עשיתם את כל השלבים, תזמנתם הודעה אוטומטית וביקשתם מכל הלקוחות לסמן את המיילים שלהם כדחופים בכותרת, אם יש משהו שמצריך התייחסות מיידית, בעצם אתם יכולים לבדוק את המייל בעצמכם ולמה בכלל צריך שמישהו זר יכנס לכם לתיבת המייל? והתשובה היא – כי אתם אתם, ואם אתם קוראים את הכתבה הזו עכשיו, כנראה שגם לכם קשה לצאת לחופשה. וגם אני, כשנסעתי בפעם הראשונה לחופשה אחרי שהפכתי לפרילנסרית, בדקתי את המייל כמה פעמים, "רק כדי לראות", ומצאתי את עצמי עונה גם לדברים הכי לא חשובים בעולם, אחרי שכבר אמרתי ללקוחות שלא אהיה זמינה, ושברתי את המילה שלי לחלוטין. המטרה בכך שתבקשו מחבר או קולגה לבדוק את המייל עבורכם, זה כדי שלא תסחפו. אותו חבר מקבל הנחיה לבדוק את המייל פעם או פעמיים היום, ולשלוח לכם הודעת טקסט או וואטסאפ אם מישהו מהלקוחות שלח מייל עם הכותרת "דחוף". אם לא קיבלתם הודעה מהחבר, כנראה שהכל בסדר, ואין שום צורך להכנס למייל, לבדוק, להתעסק ולהסיח את דעתכם מן העובדה שאתם ב-ח-ו-פ-ש!
ואל תשכחו…
זה מביא אותי לסעיף האחרון שלי – תהנו מהחופשה שלכם. זה כנראה יהיה הסעיף הכי קשה ברשימה, אבל הכי מתבקש. תכננתם את כל העבודה שלכם, הודעתם לכל הלקוחות, תזמנתם כל פוסט שהיה צריך לתזמן מראש, הכנתם קולגות ועוזרים לקחת על עצמם משימות בעת העדרותכם, הגדרתם מייל תגובה אוטומטי שמודיע על חופשה… זהו. הדבר היחיד שנותר זה לחשוב כמה בגדי ים אתם אורזים לחופשה ובאלו מקומות תבקרו. אתם חייבים להרגע, לנוח, לטעון מצברים, לחדש אנרגיות. רוב הסיכויים שלא תצאו שוב לחופשה ארוכה בשנה הקרובה, ושאתם עתידים לחזור להמון המון עבודה והשלמת פערים, אז תדאגו לנוח היטב ולחזור טובים יותר מאי פעם!
אז עכשיו כשאתם כבר יודעים איך לצאת לחופשה בצורה הטובה ביותר – הגיע הזמן לתכנן אותה! ספרו לנו: לאן אתם מתכננים לנסוע בחופש הקרוב שלכם?
נושא מעניין ורלוונטי ביותר. תודה על כל הטיפים וההסבר איך להתמודד עם הלקוחות וההכנה לקראת החופשה לצאת בראש שקט.