רשימת ה"לא לעשות" 9 דברים לא לעשות כדי להגדיל יעילות בעבודה

קודם כל - גילוי נאות: זוהי אינה הרשימה שלי, היא שייכת לאדם נפלא בשם טים פריס, שאני מקשיבה וקוראת הרבה מאד דברים שלו בשבועות האחרונה, ואני חייבת להגיד שהוא שינה לחלוטין את כל ההסתכלו שלי על הצלחה, כסף, וחיים טובים באופן כללי.

אם אתם רוצים לדעת יותר על טים פריס תוכלו למצוא אותו ואת כל פועלו בבלוג שלו: http://fourhourworkweek.com

אבל אנחנו פה בשביל רשימת ה"לא לעשות" שתגדיל משמעותית את האפקטיביות שלכם, את ניהול העבודה והמשימות שלכם, ומה שקרוי היום באופן מאד פופולארי - ניהול זמן.

פסקה אחת על תעשיית האפקטיביות בעבודה: תעשיה שפורחת וומשגשגת לאחרונה. המון אנשים מלמדים אותנו המון שיטות כיצד לנהל את הזמן שלנו נכון, לקבוע מה חשוב, מה דחוף ומה לא... איך לנהל יומן, איך להספיק יותר, ואיך לפנות גם זמן לדברים אחרים - חשוב לא פחות.

כל שיטה היא טובה בפני עצמה, הטריק הוא למצוא את השיטה שטובה לכם, ולהתמיד בה - שזה הטריק האמיתי.

אבל אני לא כאן בשביל להגיד לכם מה כן לעשות, אלא בשביל להציע לכם כמה דברים שכדאי מאד שלא תעשו.

רשימת ה"לא לעשות" היא לרוב יעילה יותר מרשימת ה"לעשות", משום שמה שאנחנו לא עושים -  קובע את מה שאנחנו כן יכולים לעשות. אז בלי הקדמות נוספות, הנה הם:

9 ההרגלים שיזמים ואנשים שעובדים במשרדים צריכים לשאוף להפסיק לעשות:

1. אל תענו לשיחות ממספרים שאתם לא מכירים.

ברוב המקרים התוצאה של שיחה כזו היא רק הסחת דעת לא רצויה מהדבר שאתם עושים.

משימה שהופרעה באמצע - לרוב לא תסיימו אותה.

בנוסף, אתם לא רוצים להיות מופתעים בהתקלות של אחרים.

לשם כך אפשר להשתמש באפליקציה בשם FREEDOM שנותנת לכם זמן חופש קצוב מהטלפון שלכם.

2. אל תבדקו אימיילים דבר ראשון בבוקר, או דבר אחרון לפני שאתם הולכים לישון.

על הבוקר הם סתם יסיחו את דעתכם מסדרי העדיפויות שלכם, ובלילה - הם יגרמו לכם לנדודי שינה.

אימיילים יכולים לחכות עד 10:00 בבוקר לפחות, ולפעמים גם אחרי כן. אם אתם רוצים להיות אפקטיביים במיוחד, השתדלו להמתין עם זה לפחות עד שסיימתם משימה אחת קריטית שקבעתם לאותו יום.

3. אל תסכימו לפגישות לפני שקבעתם עם הצד השני מהי המטרה הספציפית של הפגישה, כיצד היא הולכת להתנהל ומתי היא נגמרת.

במילים אחרות, צאו לפגישה רק כשברור לכם בדיוק מה הולך להיות הנושא שתשוחחו עליו ובאיזה סדר הולכת להתקיים הפגישה, והכי חשוב - מתי היא הולכת להסתיים.

אם התוצאה מוגדרת היטב מראש, אף פגישה או שיחת טלפון/סקייפ לא צריכה להמשך יותר מ - 30 דקות. לכן, בקשו לקבוע עניין זה מראש, תוכלו להשתמש בניסוח הבא:  "זה חשוב לי להתכונן לפגישה כראוי כדי שנוכל לנצל את הזמן שלנו ב��חד בצורה היעילה ביותר".

4. אל תתנו לאנשים לבלבל לכם את המח.

אין דרך יפה להגיד את זה - שיחות חולין נוטות להתמשך ולשאוב מכם הרבה זמן יקר.

לכן, אל תענו לשיחה בשאלה: "מה שלומך?" או "איך היה הסופ"ש?" , במקום זאת אימרו: "שלום, מה נשמע? אני קצת עסוקה עכשיו, איך אני יכולה לעזור לך?"

5. אל תבדקו אימיילים כל הזמן.

בידקו אותם בשעות קבועות, ובצורה מרוכזת - רק כשהצטברה לכם כמות של אימיילים בתיבה.

בדיוק כפי שאתם לא מכבסים כל פריט לבוש שהתלכלך לכם מיד, אלא מחכים למסה של כביסה כדי להפעיל מכונה. כך אתם לא עונים לכל מייל שנכנס באותו הרגע, אלא מחכים למסה של אימיילים כדי לטפל בכולם ביחד.

אימיילים הם התוכנית של אחרים לניצול הזמן שלכם, אוסף פיברוקים של "מקרים דחופים" של אחרים, ולכן לחיצה על שלח/קבל בכל 10

דקות - בין אם אתם עושים זאת בעצמכם או שתוכנת הדואר עושה זאת בשבילכם, היא חד משמעית לא ניצול טוב של זמנכם.

6. אל תיכנסו לשיחות עם לקוחות ששואבים מכם הרבה אנרגיה ומפיקים עבורכם מעט רווח.

לקוחות כאלה שנכנסים למסגרת ה - 80 של ה - 20/80 שלכם, יטופלו החל מהיום בדרך הבאה:

שלחו להם אימייל שמפרט את הסדרי התקשורת החדשים. קיבעו שעות שבהן ניתן לשוחח איתכם, המדיה שבה אתם מעדיפים לתקשר: הודעות, אימיילים או פקסים בעדיפות עליונה, ורק אם אין ברירה - טלפון או פגישה.

קבעו כמה זמן מוקצב לכל התקשרות, מהו זמן התגובה שלכם ומהו זמן התגובה המצופה מהם.

אם הם לא אוהבים את זה, הציעו באדיבות להפנות אותם לספק אחר.

זה נקרא "לפטר לקוחות" - ומעולם לא שמעתי על בעל עסק שהצטער שעשה זאת.

אם שם הלקוח המופיע על צג הטלפון שלכם גורם לכם לכווץ את הפרצוף ולפלוט אנחה - זה סימן ראשון שאולי הגיע הזמן לפטר אותו.

7. אל תעבדו קשה כדי להצדיק את עצמכם או את העסק שלכם - קבעו סדרי עדיפויות.

כשאין לכם סדרי עדיפויות - הכל נראה חשוב ודחוף.

כאשר יש לכם סדרי עדיפויות - שום דבר כמעט לא נראה חשוב ודחוף. כי הדבר הראשון ברשימה הוא הכי חשוב ובו אתם מטפלים עכשיו, ולעומתו כל השאר הם פחות חשובים ודחופים.

הרבה פעמים, זה פשוט עניין של לתת לדברים קטנים "לא טובים" לקרות.

מה זה דברים קטנים ולא טובים?

למשל - לאחרלשלוח משהו ולשלם קנס קטן, או לבחור לעשות משהו שהוא חשוב בעיניכם, ולשלם בהתנצלות בפני מישהו שחשב שהעניין שלו חשוב

יותר. לפעמים זה אומר לאבד לקוח, שלרוב תגלו שהוא לא חשוב ולא כל כך רווחי לכם.

איך תגלו את זה? אם המשימה שקשורה אליו לא הייתה בראש סדר העדיפויות שלכם, אז כנראה שהוא לא הלקוח הכי טוב והכי חשוב שלכם.

התשובה היחידה לריבוי של עבודה, היא לא להיות לחוץ ולעבוד קשה יותר, אלא להגדיר מהן המשימות שבאמת יקדמו את העסק שלך קדימה, לעומת אלה שרק משאירות אותך מותש ודורך במקום. 

לכן, אם אין לך זמן - האמת היא שאין לך סדרי עדיפויות. והפתרון: חשוב יותר, אל תעבוד יותר.

8. בחרו מדי פעם לשחרר את "הקולר הדיגיטלי" שלכם.

במילים אחרות - את תישאו אתכם את הטלפון שלכם לכל מקום, כל הזמן, ללא הפסקה במשך כל החיים. בחרו יום אחד בשבוע שבה אתם משתחררים "מהקולר הדיגיטלי" שלכם, עוברים לאי זמינות אוף-ליין.

יום שבת הוא יום מצויין לזה, גם יום שישי הוא לרוב לא רע, אם זה לא יום שאתם עובדים בו. עוד דרך לתרגל זאת היא להשאיר את הטלפון בבית כשאתם יוצאים לארוחת ערב עם האשה או לבילוי עם חברים.

בהתחלה זה ירגיש לכם מוזר, ואולי תרגישו קצת "מנותקים" או אפילו "עירומים", אבל האמת היא שאלא

אם כן אתם עוסקים בהצלת חיים, אין שום סיבה שתהיו צמודים לטלפון או למכשיר דיגיטלי אחר 24/7, ותאמינו לי שזה רק יעשה לכם טוב.

9. אל תצפו שהעבודה שלכם תמלא את החלל שפעילויות שאינן קשורות לעבודה צריכות למלא בחייכם.

עבודכם אינה צריכה להיות החיים שלכם. עמיתיכם לעבודה, לא צריכים להיות חבריכם היחידים.

קבעו פעילויות שאינן קשורות לעבודה, והגנו על זכותכם להיות נוכחים בהן, בדיוק כמו שהייתם עושים עבור משימות של העבודה.

אל תגידו לעצמכם: "אני אסיים את העבודה הזו בסוף השבוע" - שם מתחילה ההתדרדרות שבסופה אתם יוצאים מופסדים משני הכיוונים: אתם גם לא אפקטיביים בעבודה שלכם, וגם לא נוכחים בחייכם הפרטיים.

שליחת אימיילים במהלך סוף השבוע היא פשוט לא דרך טובה להעביר את חייכם על על פני הפלנטה, נקודה.

לסיכום:

זה מאד אופנתי לנהל זמן ולהספיק משימות, ויש המון תכסיסים וטריקים בכל הרשת איך לעשות את זה. אבל האמת היא שהספק גבוה ואפקטיביות בעבודה היא אפשרית רק כשאתם מסירים את כל ההפרעות הבלתי פוסקות שסביבכם. אם יש לכם בעיה להחליט מה לעשות קודם, התחילו בהתמקדות ב"לא לעשות" - לא לענות לאימיילים, לא לענות לטלפונים, ואולי אפילו (ששששששש... שאף אחד לא ישמע שאמרתי את זה) לנתק לחלוטין את האינטרנט.

אני מבטיחה לכם שהמשימה החשובה ביותר תצוץ בתוך זמן קצר - ואם תשמרו על הזמינות שלכם כמו שצריך - תגלו שאתם מבצעים אותה בקלות, מתחילתה ועד סופה ובזמן שיא.

עוד שיטה שעוזרת להחליט מה לעשות היא להסתכל על רשימת המשימות שלכם ולחשוב: מה המשימה האחת שאם אבצע אותה היום, אני ארגיש שהיה לי יום פרודוקטיבי?

משימה אחת בלבד, שאם היא תבוצע ותרד מהרשימה - תרגישה שהיה לכם הספק טוב. בדרך כלל יש לפחות אחת כזאת.

אל תנסו ליישם את כל ה - 9 ביחד!

התחילו בלבחור דבר אחד מתוך הרשימה הזו שאתם מיישמים כבר היום.

המלצה שלי - התחילו בלהפסיק לקרוא אימיילים כל הזמן. בספרו "4 שעות עבודה ביום" טים ממליץ לקרוא אימיילים מקסימום פעמיים ביום: ב - 12:00 בצהריים וב - 16:00 אחר הצהריים, ובכל שאר הזמן לתכנת הודעה אוטומאטית שחוזרת לכל מייל נכנס ומודיעה לו ש:

"בשל עומס עבודה, אני בודקת אימיילים כרגע רק בשעות 12:00 או 16:00. אשמח לחזור אליכם עם תשובה בזמנים אלו. במידה והנושא שפניתם אלי איתו אינו סובל דיחוי, בבקשה שלחו הודעה או התקשרו אלי למספר: 052-..... ".

כעת חזרו לסעיף 4 ושננו לעצמכם כיצד לא לתת לאנשים לשאוב אתכם לתוך שיחת טלפון.

סגירת האאוטלוק במחשב כשאני עובדת עשה פלאים בשבילי - כדאי לכם לנסות.

אם יש לכם מה להוסיף לרשימה הזו, או אם יש לכם רשימת "לא לעשות" משלכם, אני אשמח אם תשתפו אותי בתגובות.