עבודה באופן ספייס – איך מתגברים על הקשיים?

הסחות הדעת, הרעשים והבלגן שמגיעים יד ביד עם עבודה באופן ספייס או בחלל עבודה משותף כלשהו יכולים לעשות שמות ביכולות הריכוז שלנו ולפגום באיכות ובכמות העבודה שאנו מספיקים לייצר ביום. אז איך מתגברים עליהם, נמנעים מהם או גורמים להם להפסיק, בלי להיות גסי רוח כלפי האנשים הנוספים בחלל?

אין דבר כזה "יום שקט" כאשר עובדים בחלל משותף. בין אם מדובר בחלל של 5 או של 50, ההמולה תמיד תהיה קיימת במימדים שונים, כאשר אנשים סביבכם מדברים בקול, יוצרים קשרים, עושים סיעור מוחין משותף, או אפילו סתם ממלמלים לעצמם בזמן שהם עובדים. באם מדובר בחלל עבודה שמכיל בתוכו גם אנשי קריאייטיב וגם אנשי מכירות – הרעש רק הולך וגובר כשסביבכם מתבצעות עסקות על בסיס שעתי. בעוד שהאנרגיה שזורמת באוויר יכולה דווקא להיות מלאת השראה ומהנה עבור אנשים מסוימים, אין ספק שקיים קושי בלהתרכז, למצוא פוקוס נכון על הפרויקט בו אתם עסוקים ובעיקר לבצע עבודה אמיתית. למעשה, מחקרים הוכיחו כי חללי עבודה פתוחים, או כאלה המחולקים לקוביות עם קירות נמוכים, יכולים להוריד את הפרודוקטיביות בכ-15%!

יחד עם זאת, ניכר שהבעיה צפה על פני השטח ואפילו מתחילים לצוץ לה פתרונות. מספר מעסיקים אשר המשרד שלהם בנוי בצורת אופן-ספייס, או בעלי חללי עבודה משותפים, החליטו לספק לכל עובד בלוק נייר אשר מצידו האחד הוא אדום ומצידו השני ירוק. אם בחרתם להציג את הצד הירוק כצד הנראה לעין, אתם מסמנים לעובדים אתכם או אלו שחולקים אתכם את החלל שזה בסדר לגשת ולדבר אתכם או סביבכם. אם הצד האדום הוא זה הנראה לעין – משמעו לשמור מרחק מכם כי אתם עובדים ומעדיפים שלא יפריעו לכם. סביבת עבודה מכילה כזו היא סביבה חשובה מאד לתהליך היצירתי, ויותר ויותר מקומות עבודה מאמצים אותה.

העבודה באופן-ספייס

חללי אופן-ספייס נפוצים בכל רחבי העולם, למעשה – מחקר עדכני הראה כי למעלה מ-70% מהמשרדים ברחבי ארצות הברית בנויים בשיטת אופן-ספייס. מסיבה זו, חברות רבות נדרשות להמציא פתרונות להבטיח שלמרות הסחות הדעת, רמת הפרודוקטיביות במשרד תשאר גבוהה והעובדים לא ישתגעו בגלל הרעש והכאוס סביבם. מעבר לנתון אותו חלקנו עמכם לגבי רמת הפרודוקטיביות, מחקר נוסף שפורסם במגזין לפסיכולוגיה סביבתית קבע כי 50% מן העובדים בחללים כאלה מצהירים שהמחסור בפרטיות ובשקט זו הבעיה הכי גדולה שלהם בעבודה, ללא קשר לתחום העיסוק. חוקרים באוניברסיטת קליפורניה גילו שלעובד במשרד הטיפוסי מפריעים מדי 3 דקות, ויכולות לקחת לו 23 דקות נוספות לשוב לעבודה רציפה לאחר ההפרעה.

אז מה עושים?

כפי שציינו, מספר קטן של חברות ברחבי העולם עובדות על פתרונות לבעיה, אבל בגדול – כאדם העובד באופן-ספייס, ובטח כפרילנסר שעובד בחלל משותף – האחריות לבעיה ופתרונה נופלת עלינו. פתרונות פשוטים קיימים בדמות אוזניות (שזה החובש אותן משדר מסר די ברור של "אל תגשו אליי ואל תדברו אותי"), אך אפילו הפתרון הזה לעיתים לא עובד ולא מרחיק את אלו הנחושים בדעתם לשוחח איתנו. פתרון נוסף הוא הצבת "קירות" מדומים או העמדת ערימות ספרים או מסמכים שחוצצות בינינו לבין העולם החיצון, אבל פתרון זה, יכול להתפרש אצל עובדים רבים סביבנו כשולחן עבודה עמוס ולא כסימן להתרחק.

כמה טריקים שירחיקו מכם הפרעות לא רצויות

ישנם כמה אמצעים שקיימים כיום בשוק שיכולים לסייע לכם, בהתבסס על רעיון בלוק הנייר אדום וירוק עליו סיפרנו לכם בתחילה. בסוף 2017 מתכננת חברת רהיטים אמריקאית להשיק שולחן עבודה בתוכו תצוגת אורות אדומה וירוקה מובנית. בכל עת שהעובד ירצה שקט ומנוחה, הוא יוכל להפעיל את האור האדום ולסמן לעובדים סביבו שאינו פנוי. גדג'ט נוסף מעניין הוא פנס אדום וירוק שמתחבר ישירות ליומן הפגישות והמטלות שלכם, ועובר ממצב אדום לירוק אוטומטית לפי השעות הכתובות ביומן והמטלות המתוכננות לאותה שעה. למשל, אם בשעה 15:00 כתבתם שאתם בשיחת טלפון חשובה עם לקוח, האור האדום בפנס ידלק אוטומטית כשתגיע השעה, ויסמן לאלו סביבכם שאתם זקוקים לשקט. פריט נוסף בסגנון מגיע בצורת דגל המכיל אורות לד קטנים עליו, בו ניתן לנופף ברחבי האופן-ספייס או לתלות על מסך המחשב שלכם. בפנס אותו ציינו משתמשים בלמעלה מ-10,000 חברות ברחבי העולם, והמכירות שלו עלו ב-200% בשנתיים האחרונות בלבד. הדגל גם הוא הפך פופולרי, עם מכירות שגדלו ב-33% מדי חודש, מאז שיצא המוצר לשוק בפברואר 2015.

הכובע שהציל את המצב

אז נכון, כל אחד יכול להמציא איזשהו סימן שיאותת לאנשים שהוא איננו פנוי, אבל הסימן הזה יעבוד רק אם כל מי שסביבך מבין ומקבל את משמעותו, ויודע בעצמו כמה חשיבות יש לשקט ושלווה במקום העבודה. לפני כמה שנים, מנכ"ל קוקה-קולה חיפש דרך מתוחכמת לדאוג לכך שדלתו תהיה פתוחה בפני הצוות והעובדים המעוניינים לשאול או להתייעץ, אך גם לדעת כיצד לאותת להם שהוא באמצע עבודה ואי אפשר להפריע לו. הדרך בה בחר – כובע בייסבול אדום עם הלוגו של קוקה-קולה. אם הוא חבש את הכובע, סימן שהוא מבקש כרגע שלא יפריעו לו לעבוד. אם הסיר את הכובע, סימן שהוא פנוי ודלתו פתוחה לכל מבקש. המפתח להצלחת השיטה הזו (מלבד הכובע עצמו) הוא שהמנהל אמר לעובדים שלו בדיוק מה הוא עושה, וכולם היו שותפים לסוד. ברגע ששיטה כזו תאומץ בתוך המשרד או חלל העבודה המשותף כולו, כאשר כל העובדים מודעים אליה, היא תוכל לעבוד בצורה חלקה. העצה שלנו היא לארגן ישיבת צוות או לכתוב מזכר אותו תתלו בחלל העבודה, בו יהיה סימן מוסכם, סימן בו כולם ישתמשו, כדי לאותת זה לזה מתי ניתן או אסור לגשת. זה לא חייב להיות מסובך, או מתקדם. זה יכול להיות דבר פשוט כמו משקולת נייר המונחת על השולחן, אותה מניחים הפוך כשמעוניינים בשקט, או אפילו, בהשראת קוקה-קולה – כובע.

לצערנו, אין מחקר שמוכיח איזה סימן עובדה בצורה היעילה ביותר, אין נורמות התנהגותיות לעניין זה שכבר נקבעו וכולם פועלים על פיהן, אך ניכר כי האור האדום-ירוק על שלל צורותיו מהווה שינוי אמיתית ומשמעותי בתחום. עובדים רבים מצהירים כי חלל העבודה שלהם השתנה לחלוטין, וכי קלות השימוש של ההחלפה בין אורות, הפכה את העניין להרבה יותר פרקטי. ניתן רק לקוות שאת השינוי המיוחל נראה גם בישראל בקרוב, במשרדי אופן-ספייס וחללי עבודה כאחד.

האם יש לכם פתרון פרקטי ומהיר לסמן לאחרים כי אינכם פנויים לעבודה? האם אתם נרתעים מעבודה בחלל משותף בשל הפחד מרעש או הסחות דעת?