ניהול זמן

זמן הוא משאב מוגבל שלכולנו יש במידה שווה, והצורה שבה נשתמש בו תשפיע משמעותית על ההצלחה שלנו ועל ניהול המשימות שלנו בעבודה. כולנו שואפים לדעת לנהל את הזמן שלנו בצורה הנבונה ביותר שתתאים לכל מבוקשנו, אך לא תמיד הכול יעבוד כמו שנוח ומתאים לנו. אבל החדשות הטובות הן שתמיד אפשר לתכנן את לוח הזמנים שלנו בצורה טובה יותר שיוביל אותנו לאפקטיביות מרבית. במאמר זה נסביר כיצד עושים זאת ומה היתרונות של ניהול הזמן.

הקפידו על תכנון

תכנון נכון של זמן יכלול בראשו את כל המשימות והעבודות שחשוב לנו לבצע ובעיקר אם יש להן דד-ליין. תכנון נכון הוא קריטי בניהול זמן, שכן רק ככה נוכל לוודא שאנו מקדישים את הזמן הנכון לכל משימה ומטרה שלקחנו עליה אחריות מסוימת. תכנון יאפשר לנו לתת עדיפות למשימות חשובות יותר, כך שנוכל להבטיח שאנו באמת מרוכזים במה שחשוב יותר. כמו כן חשוב לחשב כמה זמן תדרוש כל משימה ולפי זה להחליט היכן למקם אותה בלוח הזמנים שלנו. דבר זה יעזור לנו להימנע מהסחות דעות וגם לקחת את ההפסקות שאנחנו צריכים כדי להבטיח עבודה יעילה יותר ועמידה במטרות שהצבנו לעצמנו או בדד-ליינים לביצוע מטלות שונות בעבודה.

רשמו את כל המשימות שלכם בצורה מסודרת

אחד הצעדים החשובים ביותר לתכנון ולניהול זמן נכון הוא הכנת רשימה של כל המשימות שעלינו לעשות. לא חובה לעשות רשימה מסודרת בהתחלה, אלא פשוט לרשום את כל הדברים שעלינו לעשות. לא משנה אם אנחנו משתמשים בדף נייר או במערכת לניהול משימות כמו קליק-אפ או מאנדיי, שיכולות לעזור מאוד בארגון המשימות העיקר שכל המשימות יוצגו לפניכם בצורה מסודרת. לאחר מכן נרצה למיין את כולם לפי סדר העדיפויות וזמני ההגשה או הדחיפות של המטלות. כל משימה צריכה להיות רשומה בטבלת משימות, אפילו הקטנה ביותר, רק ככה נוכל לתכנן ולנהל את הזמן שלנו בצורה המיטבית תוך התחשבות בכל הדברים שאנו רוצים להספיק לעשות.

סדרו את המשימות לפי סדר החשיבות

מפתח חשוב להצלחת ניהול הזמן שלנו הוא דווקא הקפדה על ביצוע המשימות הקשות ביותר בתחילת היום, בייחוד כאלו שידרשו יותר מחשבה או מאמץ. הסוד טמון בעבודה שבבקרים אנו הרבה יותר רעננים גם אם נדמה לנו שאנחנו עדיין עייפים מהקימה. עובדה ידועה היא שאחרי ארוחת הצוהריים ולקראת הערב רמת הפרודוקטיביות בעבודה יכולה לרדת בצורה משמעותית וזה דבר שישפיע על ביצוע המשימות שלנו בחצי היום השני.

השאירו זמן לבלת"מים

אי אפשר לחזות ולצפות את כל הדברים שעלולים להשתבש במהלך היום שלנו, אך אפשר להיות מוכנים לאפשרות כזאת. אם נרצה או לא נרצה לכולנו צפויים שיבושים במהלך היום שיכולים לתקוע אותנו בזמנים ולגרום לנו לדחות הרבה דברים או לאחר. אך אין זה אומר שאי אפשר להתמודד עם הדברים האלה כאשר אנו צופים את האפשרות שהם יקרו מראש ומכניסים אותם ללוח הזמנים שלנו. כיצד? פשוט מרחיבים את מסגרת הזמן שאנו יודעים שנעמוד בה, בעוד חצי שעה או יותר וכמו כן, מרווחים בין סידורים ומשימות שונות כדי לאפשר את יעילות העבודה ואת ההתמודדות עם כל בלת"ם שיגיע. בצורה זו גם נהיה פחות לחוצים על משימות וסידורים שונים וגם נרגיש כאילו יש לנו זמן להכול.

הקפידו לעבוד רק על פי לוחות הזמנים שקבעתם

מולטי-טסקינג יכול להיות מפתה מאוד אבל לרוב מדובר במתכון לאסון. לכן בשביל להימנע מריבוי משימות חשוב מאוד לפעול רק לפי לוח הזמנים שלנו, גם אם פתאום התפנה לנו זמן לפני משימה אחרת. יש סיבה שבגללה אנחנו מתכננים את לוח הזמנים שלנו, וכאשר לא עוקבים אחריו יכול לקרות כאוס.

רכזו משימות דומות ביחד

ניהול זמן נכון טומן בחובו גם את היכולת לאחד משימות דומות כמו לדוגמה מענה למיילים או ביצוע שיחות טלפון חשובות. ריכוז זה יאפשר לנו פיזור של שאר המשימות והתייחסות רחבה יותר למשימות אשר דורשות הרבה יותר מאמץ או ריכוז. בצורה זו לוח הזמנים שלנו גם יראה פחות עמוס ויותר נגיש ומעשי, דבר שיעודד אותנו לעשייה ויוריד מאיתנו לחץ.

הגדירו זמנים ריאליים למשימות

כולנו רוצים לחשוב שאנחנו תקתקנים ויכולים לעשות את כל המשימות במהירות, אך לעיתים זה לא מתאפשר והזמנים שאנחנו מגדירים לנו לסיום משימות לא ריאליים. חשוב להגדיר זמנים אמיתיים לכל משימה שנרצה לבצע ולחשב את זמן ביצוע המשימה בהתאם לקצב שלנו ולשאר המטלות בלוח הזמנים היומי או השבועי שלנו.

השתמשו בכלים לניהול זמנים

לצורך ניהול זמן ותכנון נוח, מוקפד ויעיל כדאי להשתמש במערכות ובכלים שיעזרו לנו ויקלו עלינו כמו מערכת מאנדיי או קליק אפ. מדובר במערכות אשר משלבות פלטפורמות שונות לניהול זמנים ומשימות בצורה אופטימלית ליחידים, פרילנסרים, צוותים וחברות שונות. בפלטפורמות אלו אפשר לשלב את לוח הזמנים והמשימות שלכם כאשר אפשר לשתף אותן עם לקוחות או עם שאר הצוות. כמו כן אפשר להגדיר חשיבות של מטלות מסוימות או להגדיר פעולות קבועות שאנו עושים כחלק מהליך העבודה שלנו, ואלו יכולות לחסוך לנו זמן יקר. בשימוש במערכות אלו נוכל לייצר לעצמנו סדר בכל המטלות אליהן עלינו לגשת ולבצע.

שאלות תשובות

למה חשוב לתכנן זמנים?

חשוב לתכנן זמנים כדי להיות יותר יעילים ולבצע את המשימות שלנו בפחות זמן. בצורה כזו נוכל להקל על העבודה שלנו וגם להספיק יותר. תכנון זמנים יעזור לנו מאוד להוריד לחצים ולהיות הרבה יותר פרודוקטיביים ולהימנע מהצפה של מטלות. תכנון נכון של זמנים יעזור לנו להשיג את מטרותינו וגם ליהנות מהן.

מהן 3 השיטות המקובלות לניהול זמן

שלוש השיטות לניהול זמן יעיל הן:

• ניהול רשימה של מטלות אשר תהיה כפופה לזמנים וללוח שנה.
• תיעדוף של משימות לפי חשיבות וקושי ביצוע.
• היצמדות ללו"ז – אם התחייבתם לבצע משימה בזמן מסוים השתדלו לא לדלג עליה כדי לא ליצור עומס.

לסיכום

ניהול זמן יעיל הוא כלי הכרחי להשגת המטרות שלכם, לצורך הפחתת הלחץ בעבודה ולמציאת איזון בריא בין מטלות בעבודה לבין החיים עצמם. בעזרת ניהול זמן נוכל להבטיח פרודוקטיביות וביצוע מיטבי של כל המשימות שלנו ולהשיג את הפוטנציאל הגלום בעבודה שלנו.