חיבור אדובי סיין לשיירפוינט דרך פאוור אוטומייט — אוטומציה לניהול חתימות ספקים

אנחנו גן אירועים ועובדים עם ספקים שצריכים לחתום על טפסים דיגיטליים.

יש לנו כבר מערכת חלקית מוכנה:
— אדובי אקרובט פרו עם שלושה טמפלייטים מוכנים לחתימה: נהלי ספקים, אישור קיום ביטוח, טופס התחייבות.
— ספריית מסמכים בשיירפוינט עם תיקיות מסודרות לפי קטגוריית ספק ועמודות סטטוס.

מה שנדרש לבנות:
א — תהליך בפאוור אוטומייט שעושה את הדברים הבאים:
כאשר ספק חותם על מסמך באדובי סיין — המסמך החתום נשמר אוטומטית לתיקיית הספק הנכונה בשיירפוינט — ועמודת הסטטוס של הספק מתעדכנת אוטומטית מ"ממתין לחתימה" ל"נחתם".
ב — התראה אוטומטית למנהל האירוע הרלוונטי במייל או בטימס כשמסמך נחתם.
ג — הדרכה קצרה בסיום של כשלושים דקות על איך מנהלי האירוע שולחים טפסים, עוקבים אחרי סטטוס ומוצאים מסמכים בשיירפוינט.
סביבת העבודה שלנו:

— מייקרוסופט 365 כולל שיירפוינט, טימס ופאוור אוטומייט.
— אדובי אקרובט פרו.

תוצאה סופית נדרשת:
מנהל אירוע שולח טפסים מאדובי ← ספק חותם ← המסמך מגיע לבד לתיקיה הנכונה בשיירפוינט ← הסטטוס מתעדכן לבד ← המנהל מקבל התראה.

הכל אוטומטי ללא פעולה ידנית.