מערכת לאיחוד מחירונים ותמחור מכרזים באקסל

שלום,

אני מקבל לא מעט מכרזים לתמחור במסגרת העבודה שלי. הבעיה המרכזית שלי כיום היא הזמן הרב שאני מבזבז בחיפוש המחיר הרלוונטי לכל סעיף במכרז מתוך מחירונים של ספקים שונים.

המכרזים שאני מקבל מגיעים בדרך כלל בקובץ Excel. בכל מכרז יש שורות של סעיפים הכוללות תיאור מוצר, כמות ומקום להזנת מחיר. תיאור המוצר במכרז לא תמיד זהה לחלוטין לתיאור שמופיע במחירונים של הספקים, אך בדרך כלל יש בתיאור מאפיינים או מילים שמופיעים גם במחירון וניתן לזהות את המוצר המתאים.

בנוסף, יש עמודת כמות לכל סעיף ועמודת מחיר שבה אני צריך להזין את המחיר המתאים לאחר שבחרתי מוצר רלוונטי מהמחירונים.

יש לי כיום מעל עשרים מחירונים של ספקים שונים. רוב המחירונים נמצאים בקבצי Excel, אך יש גם חלק מהמחירונים שמגיעים בפורמט PDF. בכל מחירון יש בדרך כלל מק״ט, תיאור מוצר ומחיר. המחיר שמופיע במחירון הוא מחיר מחירון כללי, ולי יש אחוז הנחה קבוע לכל ספק. לכן בפועל אני צריך לעבוד עם מחיר לאחר הנחה.

כלומר, לכל ספק או מחירון יש אחוז הנחה משלו שאני צריך להגדיר ידנית, והמערכת צריכה לחשב את המחיר הרלוונטי עבורי לאחר ההנחה.

מה שאני רוצה לבנות הוא כלי שיעבוד יחד עם קובץ ה-Excel של המכרז. כאשר אני מתמחר מכרז, בכל סעיף תהיה לי אפשרות ללחוץ על פעולה מסוימת (כפתור או פונקציה), והמערכת תחפש במסד הנתונים את המוצרים הרלוונטיים מתוך כל המחירונים.

החיפוש צריך להתבסס על תיאור הסעיף במכרז ולהציע מספר אפשרויות של מוצרים שנראים רלוונטיים לפי התיאור. לכל אפשרות שתוצג צריך להופיע שם הספק והמוצר וכן המחיר לאחר ההנחה שלי.

לאחר שהמערכת מציגה את האפשרויות, אני אבחר את המוצר המתאים ביותר, והמחיר לאחר ההנחה יוזן אוטומטית בעמודת המחיר של אותו סעיף במכרז.

כדי שזה יעבוד, השלב הראשון בפרויקט צריך להיות בניית מערכת שסורקת את כל תיקיית המחירונים שלי באופן קבוע ובונה מהם מסד נתונים מרכזי של מוצרים. המסד צריך לכלול את שם הספק, המק״ט, תיאור המוצר והמחיר המקורי. בנוסף, המערכת צריכה לאפשר הגדרת אחוז הנחה לכל ספק ולחשב מחיר לאחר הנחה.

כאשר מוסיפים מחירון חדש לתיקיית המחירונים או מעדכנים מחירון קיים, המערכת צריכה לדעת לסרוק מחדש את התיקייה ולעדכן את מסד הנתונים.

המטרה הסופית היא לקצר בצורה משמעותית את זמן התמחור של מכרזים, כך שבמקום לחפש ידנית בכל מחירון, אוכל לקבל הצעות רלוונטיות מתוך כל המחירונים בלחיצה אחת מתוך קובץ המכרז עצמו.

העדיפות היא לפתרון שעובד בסביבת Excel ומשתלב בצורה נוחה עם קבצי המכרז הקיימים.