ניהול השינוי הארגוני תוך שיתוף פעולה מלא ומוצלח של כלל הגורמים ובעלי העניין בארגון מבטיח ייעול ושיפור תהליכים המשפיעים חד ערכית על התוצאות העסקיות של הארגון. מתודולוגיה לייעוץ ארגוני שיטת העבודה חייבת להיות מבוססת על מתודולוגיה הגורסת כי יש לבנות את מהלך העבודה מאבני דרך של פעילויות מרכזיות המהוות נתיב לוגי בו נצברים נתונים, ידע ומידע בשיתוף כלל הגורמים השותפים בתהליך. כל אבן דרך במהלך העבודה מצטרפת לקודמותיה, מייצרת נדבך נתונים ומידע נוסף, מזינה ומעבה את אבני הדרך האחרות. שיטה זאת מבטיחה השגת מודל ארגוני מוצק, מלא ויישומי – אשר מאפשר הגדרת תפיסת פתרון ותכנית פעולה סדורה המותאמת ליעדי ומטרות העבודה. התהליך הדינמי המוצע, בו מידע ונתונים הנצברים בציר הזמן מזינים את אבני הדרך העוקבות, מתקנים ומעדכנים בזמן אמת את מרכיבי העבודה- יצמצם טווחי זמן ויקדם את הבאת התוצרים שהוגדרו על ידי הלקוח ("המוצר") בזמן (Time To Market).
ארגון, תהליך, טכנולוגיה
מהלך הייעוץ הארגוני חייב בהתייחסות מערכתית ובראייה כוללת המתחשבת בכלל הגורמים המשפיעים על השגת המטרות והיעדים.
בכל אבן דרך בפרט ובכל מהלך העבודה בכלל, יש לפעול בשלושה מימדים משיקים, המבטיחים סינרגייה וכיסוי מלא של תכולת העבודה: ארגון, תהליך, טכנולוגיה.
ניהול רב מימדי מבטיח: ראייה מערכתית כוללת, זיהוי מירבי של אילוצים, סיכונים ובעיות, הגדרת פיתרונות ישימים לכלל הצרכים והדרישות.
המימד הארגוני
אנשים, תרבות ארגונית, מבנה ארגוני, יחסי גומלין, פוליטיקה ארגונית.
הגורמים המעורבים, מאפייניהם, האינטרסים המניעים אותם, סביבת עבודתם, המשתנים מולם הם פועלים, מיצובם האישי והארגוני – סימון "מפת בעלי העניין" תוך יצירת קואליציות וסוכני שינוי, ניתוח עיסוקים ותחומי אחריות, כפילות הקצאת משאבים.
כחלק ממאפייני הפעילות במימד הארגוני – מוקמת "קבוצת עמיתים" אשר מורכבת מנציגי הגורמים המעורבים ותתפקד כקבוצת עבודה להגדרת, ניסוח ויישום תוצרי העבודה. הקבוצה תרכוש כלים מקצועיים ומיומנויות בינאישיות בסיוע מנחת קבוצות מקצועית, אשר תלווה את הקבוצה מטעמנו לכל אורך העבודה.
תהליך העבודה כולו, יבוצע בשיתוף פעולה מלא השותפים לעבודה, ובשילוב כל הגורמים המעורבים (ממלאי התפקידים, נותני השירות ומקבלי השירות).
תפיסה זאת, מבטיחה תיאום ציפיות מלא ורציף, מייצרת תחושת שייכות ומחויבות של האנשים לפרויקט ומשפרת משמעותית את סיכויי ההצלחה של הפעילות המבוצעת.
המימד התהליכי
תהליכי עבודה, שיטות, מנהגים, נהלי עבודה, טפסים ומסמכים.
לצורך הגדרת יעדים ומדדים נידרש להבנת התהליכים, השיטות. כפועל יוצא מכך נוכל לזהות את נקודות התורפה ולנתח את הפערים בין הרצוי למצוי (Gap Analysis), אשר מונעים/מעכבים את השגת היעדים המוגדרים.
הקו המנחה הינו "תהליך קצר וישים".
אחת השיטות המקובלות לעמוד בדרישה זאת הינה אבחון מהיר וזיהוי המשתנים (האילוצים) הפועלים ב"נתיב הקריטי" של תהליך העבודה. טיפול ממוקד בנתיב זה ובאילוצים הגלומים בו, משפיע משמעותית על השגת יעדי הפרויקט.
שיטת עבודה זאת משויכת לתחום הנדסת התהליכים העסקיים.
במהלך הפרויקט ותוך עיבוי המידע והידע הנצבר, הנתיב הקריטי נעשה ברור יותר וביחס ישר מידת השפעתו על השגת התוצאות המבוקשות – פונקציית המטרה (Function Target).
המימד הטכנולוגי
כלים טכנולוגיים, מערכות מידע, דוחות מנהלים, תקשורת.
תשתית טכנולוגית ברמה נאותה מהווה תנאי בסיסי לתפקוד יעיל ואיכותי של כל ארגון. הבנת הפערים הקיימים בין הרצוי למצוי הכרחית לצורך התאמת הפתרון הטכנולוגי המיטבי הנדרש.
ככל שניטיב לאבחן ולהמליץ על דרך הפעולה המיטבית של פעילות הלקוח לא נוכל להתעלם מביסוס הפלטפורמה הטכנולוגית לה יזדקקו הגורמים המעורבים במימוש ויישום המלצותינו הארגוניות.
אחד העקרונות המנחים בביצוע העבודה יהיה:
א. מימוש כלים ותשתיות טכנולוגיות קיימות - לא מנוצלות.
ב. הצטיידות בכלים טכנולוגיים חדשים התומכים את תהליכי העבודה, השיטות ותוכנית הפעולה המוצעת.
אחד היעדים המרכזיים של כל מערכת מידע בכל ארגון הינו יכולת לקלוט את המידע ולנתח אותו כך שיאפשר יכולת לקבלת החלטות בכל דרגי הניהול.