הצלחה ביישום מערכות מידע

השינויים שהתרחשו בעולם השיווק והגדלה בנפחי המכירות, דורשים פלטפורמות עשירות יותר בכלים שונים,

אבל מרחיקים אותנו מצרכי הלקוחות.

בעקבות כך, לא מעט פעמים, ישנו כשלון ביישום מערכות, וחוסר יכולת לתת מענה לדרישות הבסיסיות והחיוניות,

הן של בעלי העסקים, הן של לקוחותיהם.

 

במקרה והמערכת לא מגדילה את הכנסותיה של החברה, אלה בעלת השפעות שליליות, זו פשוט נפילה...

בלתי אפשרי להחזיר את הגלגל לאחור ולקבל חזרה את הזמן והעלויות שבוזבזו...

 

רבים מהאתגרים העומדים בפני חברות כיום אינם חדשים, אבל הגורמים להם משתנים.

כישלון בישום מערכות הופך לנושא תכוף יותר ויותר. ניתן להצביע על מספר בעיות בוערות,

אך לא ניתן להצביע על גורם אחד ויחיד הגורם להן.

 

כיצד ניתן להימנע ממקרים קשים של כישלון יישום מערכות ולשפר את השימושיות של המערכות?

קודם כל, צריך לברר מה הם המחדלים הנפוצים, ולאחר מכן להכין את התכנית בפועל להתמודדות עימם בדרך המתאימה ביותר.

להלן רשימה קצרה של טעויות ותפיסות מוטעות הרווחות ביישום מערכות,

ועצות שימושיות כיצד ניתן לעקוף ולתקן אותן בהצלחה.

 

בחירת פלטפורמה נכונה

מערכת לא מתאימה גורמת למגבלות במקום סיוע וקידום, ירידה במועילות וביעילות ולירידה בהכנסות באופן כללי.

אתם עשויים לחשוב כי המערכת שלכם היא מעודכנת, אבל השדרוג יספק רק אשליה של שינוי.

 

פתרון: בכדי לשלול כישלון ביישום מערכת - בביצועי מכירות, ניהול משאבים ושיפור תנאי השירות,

אתם צריכים לבצע בחינה ביקורתית של היתרונות וחסרונות של פלטפורמות חלופיות.

סיעור מוחות עם מנהלי מחלקות יעזור לכם להגיע לבחירה מעשית ומתאימה.

 

בענן או בשרתי החברה?

מערכות הופכות טריוויאליות בארגונים. בעלי עסקים רבים מתמודדים עם האתגר בבחירת מערכת,

בענן או באתר הלקוח.

לשתי האפשרויות יתרונות וחסרונות.

עם זאת, ארגונים כל הזמן מתרכזים בתוכנות עצמן ומזניחים את הלקוח אשר הינו המהות של כל העסק.

 

פתרון: על מנת להימנע מכישלון יישום מערכת, צריך לשלב את המערכת החדשה עם התוכנות הקיימות בחברה.

אם חייבים להגביל גישה לנתונים, שרתי החברה יספקו את המענה.

אם צריך החלפת מידע מהיר, מערכת מבוססת ענן תספק את הצרכים אלה.

 

פוקוס ויעדים מדויקים

העיקרון הבסיסי בכדורסל הוא לעולם לא להוריד את העיניים מהכדור, אבל להמשיך לעקוב אחר המתרחש סביבך.

כדאי להשתמש בגישה דומה בעיצוב האסטרטגיה העסקית.

למרות מגוון מערכות ה XRM המצוידות עם כלי המכירות האולטימטיביים והמתוכננות היטב, 

אף על פי זאת, בכדי להשיג הצלחה מתמשכת למערכת, חייבים להתמקד במטרות העסקיות ובכיווני הצמיחה של החברה.

 

פתרון: להכין רשימה של המטרות והיעדים למערכת ולדרג אותם על פי סדר עדיפויות וחשיבות לארגון.

רישום דרישות המערכת במונחים פשוטים יאפשר הבחירה של הטכניקה והכלי להגשמה המתאים.

ההתמודדות עם התכנון מונע כישלון ומאפשר לרמוז על יחס החזר השקעה עתידי.

 

הורדת היעילות בגלל עודף השכלולים

הכלים המתקדמים נותנים מקום להזדמנויות חדשות להתקדמות משמעותית.

עם זאת, כישלון יישום הופך תכוף יותר, עקב ערכות מייגעות של כלים החוסמים את השימושיות,

ההופכים את שימוש המערכת על יד המשתמש לאתגר גדול, על משקל "מרוב עצים לא רואים את היער".

צוותי מכירות סובלים ביותר מהאפשרות של מכירות אוטומטיות.

במקום להקל ולסייע למנהלים לשפר את הביצועים, מערכות מעכבות את היכולות שלהם ומסבכות את השקיפות של תוצאות.

 

יש דרך לצאת מדילמה זו באמצעות שלושה שלבים:

ראשית, יש לספק מערכת קלה לשימוש.

שנית, המערכת צריכה לעבוד כפי שתוכננה, לפשט את התהליכים ולספק את הדרישות הבהולות לארגון.

לבסוף, "לקנות" את המשתמשים, על ידי מתן תקשורת קלה יותר בתוך החברה,

ולספק מידע רחב על היתרונות של המערכת או השירותים ללקוחות.

 

התאמה אישית דורשת גבולות ברורים

אם נבחר מערכת XRM שהיא רחוקה מדרישות הארגון, התאמה אישית בקנה מידה גדול תהיה תוצאה מיידית.

העובדה שאין פתרון ארוז אשר יכול לענות על כל הדרישות במלואן היא ברורה.

עם זאת, עודף השינויים הנדרשים גורמים לסיכון גדול בחריגות זמן ועלויות.

 

פתרון: מהם הצעדים שניתן לנקוט?

צריך למצוא את הפתרון שיתאים לארגון שלך ולהציע כלים שעומדים בדרישות השוק והתחום העסקי.

עיסוק בכל הכלים בפלטפורמה מבטיח כישלון יישום מערכת.

יש לבצע זיהוי כל הפגמים האפשריים של התוכנה להימנעות מהתאמה אישית מיותרת.

 

תוצאה סופית

מערכת XRM שתסייע ותשפר את ביצועי הארגון, מורכבת ממספר פעולות שזורות.

אין סיבה אחת לכישלון יישום מערכת, שילובן של כמה טעויות מוביל לזה, ובעקבות כך, אובדן זמן, כסף ולקוחות.

העלות של כישלון שכזה עלולה להיות גבוהה מאוד.

אם אתם רודפים אחרי שיפור משמעותי של הארגון ולתקשורת הטובה ביותר עם הלקוחות,

עצות אלה בהחלט יסייעו לכם בקבלת ההחלטה הנכונה.