לאיזה ארגון מתאימה מערכת בינה עסקית

לפני מספר ימים פגשתי מישהו אשר ביקש לשמוע על עבודתי. לאחר שהסברתי בקווים כלליים על מערכות BI, הוא שאל אותי: לאיזה ארגונים מתאימה מערכת כזו. עניתי בתשובה מהירה שלארגונים גדולים ובינוניים. ידידי המשיך לשאול, בינוניים וגדולים באיזה פרמטר: מחזור עסקי? מספר עובדים ?

לדעתי מערכת BI ייעודית מתאימה לארגון אשר מתקיים בו אחד משני התנאים הבאים:

1. המנכ"ל אינו מכיר את כל הלקוחות ו/או את כל העובדים. תנאי זה מראה על ארגון בו עשויים להיווצר פערי מידע אותם יש לסגור באמצעות הפצת מידע מהירה ויעילה. בעבר שוחחתי עם מנכ"ל של בית תוכנה בארץ המעסיק כ- 400 עובדים, מרביתם יושבים אצל לקוחות כעובדי מיקור-חוץ. באותה תקופה עדיין היה נהוג חיוב לשעת עבודה של עובד על פי שער דולר, בעוד שהמשכורות מחושבות כמובן בשקלים. הסברתי למנכ"ל מדוע הוא צריך מערכת בינה עסקית והוא בתגובה ענה שהמערכת מיותרת כיוון שהוא "יודע כבר הכל על החברה". שאלתי אותו: באיזה שער דולר יהפכו 5% מעובדיך ללא רווחיים? (כאמור, הכנסות בדולר והוצאות שכר בשקלים). כמובן שעל שאלה כזו לא יכול גם מישהו עם זיכרון יוצא מגדר הרגיל אשר זוכר את ההכנסות וההוצאות של כל עובד בראשו לענות ללא מערכת מידע .

2. ישנה הפרדה בין מכיני הדוחו"ת והמסקנות מהדוחו"ת לבין מקבלי ההחלטות בפועל. לדוגמה: כלכלן מכין, או מזמין מאגף מערכות מידע או מגורם חוץ ארגוני כגון רואה החשבון של החברה דו"ח עם רשימת 20 המוצרים בעלי המכירות הנמוכות ביותר ושבעה מהם הוא מסמן כלא כדאיים בייצור כלל. מישהו אחר בארגון הוא זה שיחליט בפועל על הוצאת המוצרים מסל המוצרים של החברה. גם תנאי זה מסמל למעשה את גודל החברה ואת העובדה שהיא צריכה מערכת דיווח ואחזור נתונים יעילה על מנת לשפר את קבלת ההחלטות בארגון.

בדרך כלל טוענים אנשי הארגון שפרויקט בינה עסקית בארגונם הוא יקר מידי. פרויקט בינה עסקית הינו אכן פרויקט יקר, גם בכסף שיוצא בפועל מקופת הארגון על חומרה, תוכנה ועבודת פיתוח וגם (ואת זה פעמים רבות לא מחשבים בארגונים) בשעות עבודה שיקדישו עובדי הארגון עצמו בעת אפיון והטמעת מערכת הבינה עסקית.

ברם, מערכת בינה עסקית אינה יקרה מידי. לדעתי ארגונים אשר עונים על הקריטריונים לעיל ישלמו סכומים גבוהים בהרבה כתוצאה מקבלת החלטה עסקית שגויה. הבעיה הינה כמובן שתמחור מערכת מידע חדשה הינו דבר פשוט לעומת תמחור קבלת החלטות איטיות או החלטות שגויות אשר קשה לעומדו בכסף.

ניתן לקרוא כתבות נוספות בבלוג שלי www.OLAP.co.il